Как правильно сделать документ «Авансовый отчет» в 1С

Документ «Авансовый отчет», находится в панели разделов «Банк и касса/Касса – Авансовый отчет».

В шапке документа необходимо заполнить следующие реквизиты:

Номер. Номер авансового отчета;
Дата. Дата формирования авансового отчета;
Организация. Учреждение, по которому формируется отчет;
Счет расчетов. Счет бюджетного плана счетов, предназначенный для ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В качестве счета расчетов с подотчетными лицами используется счет 1261;
Физическое лицо. Подотчетное лицо, предоставившее авансовый отчет;
Назначение. Целевое назначение аванса (например, командировочные или хозяйственные расходы).

Закладка «Авансы» предназначена для того, чтобы отразить все расходные документы, по которым подотчетное лицо получало денежные средства. При заполнении закладки указываются:

Расходный кассовый ордер. Расходный кассовый документ, по которому подотчетному лицу были выданы денежные средства;
Счет к оплате. Расходный банковский документ, в соответствии с которым на карт-счет или лицевой счет подотчетного лица перечислялись денежные средства;
Сумма. Общая сумма счета к оплате или расходного кассового ордера;
Выдано. Сумма счета к оплате или расходного кассового ордера, предназначенная подотчетному лицу, выбранному в шапке документа. Наличие реквизита «Выдано» связано с тем, что по одному и тому же расходному ордеру или счету к оплате денежные средства могло получать несколько подотчетных лиц;
Израсходовано. Часть суммы, израсходованная подотчетным лицом.

Как правило, подотчетные суммы могут быть использованы не только на командировочные расходы, но и на приобретение различных товарно-материальных запасов, а также активов и малоценных быстроизнашивающихся предметов. Приобретение ТМЗ и МБП необходимо отразить на закладке «ТМЗ», заполнив следующие реквизиты:

Номенклатура. Наименование товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов;
Количество. Количество приобретенных ТМЗ;
Цена. Цена приобретенных ТМЗ;
Сумма. Сумма, на которую были приобретены ТМЗ;
Поставщик. Контрагент, у которого были приобретены товарно-материальные запасы;
Наименование документа. Наименование документа, являющегося основанием для оприходования товарно-материальных ценностей и приложенного к авансовому отчету;
Номер документа. Номер документа-основания;
Дата документа. Дата документа основания;
Источник финансирования. Источник, за счет которого было сделано приобретение. В качестве источника финансирования могут быть выбраны бюджетные средства, средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг, благотворительные средств и т.д.;
Программа. Бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
Код платных услуг. Код товаров, работ, услуг. Этот реквизит становится доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
Специфика. Бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов);
Статья затрат. Вид расходов, представляющий собой более мелкую детализацию бюджетных специфик. Заполнение данного реквизита необходимо для корректного заполнения аналитики счета расходов при проведении документа;
Движение фонда. Вид движения товарно-материальных запасов или малоценных быстроизнашивающихся предметов. Корректное заполнение этого реквизита необходимо для формирования отчета по форме 6 «Отчет о движении материальных ценностей», являющегося одним из основных финансовых отчетов в государственных учреждениях.

В случае приобретения основных средств и нематериальных активов используется закладка «Активы», которая содержит те же реквизиты, что и закладка «ТМЗ», за исключением того, что вместо реквизита «Номенклатура» используется реквизит «Актив», значение которого выбирается из справочника «Основные средства и нематериальные активы». Реквизит «Движение фонда» также является обязательным для заполнения, поскольку он используется в форме 5 «Отчет о движении активов», являющейся одним из важных финансовых отчетов.

В случае, если подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет по командировочным расходам или по оплате услуг сторонней организации, необходимо использовать закладку «Прочее». Помимо реквизитов, перечисленных на закладке «ТМЗ», она имеет следующие дополнительные реквизиты:

Вид задолженности. Вид задолженности подотчетного лица, конкретизирующий, какие именно расходы имели место (например, суточные, расходы на проезд, оплата поставщику и т.д.);
Счет затрат. Реквизит, аналогичный счету расхода на закладках «Активы» и «ТМЗ», использующийся для отнесения суммы авансового отчета на фактические расходы;
Вид субконто 1, 2, 3. Виды аналитики счета затрат;
Субконто 1, 2, 3. Значения аналитики счета затрат.

При проведении авансового отчета формируется проводка в кредит счета расчетов с подотчетными лицами. В случае приобретения ТМЗ и ОС формируются движения в регистр накопления «Движение активов и ТМЗ», на основании которого формируются финансовые отчеты по форме 5 «Отчет о движении активов» и 6 «Отчет о движении материальных ценностей».