Инструмент «Рука на пульсе» и как он поможет компании достичь целей
Управление бизнесом и избегание хаоса и разобщенности представляют собой сложную задачу, однако существует инструмент, который помогает синхронизировать работу компании, обеспечивать эффективные коммуникации, координировать деятельность отделов, а также достигать ключевых показателей и обеспечивать рост. Этот инструмент называется "Рука на пульсе" или РнП. Сегодня мы разберемся, в чем заключается его суть и как его правильно использовать.
Без регулярных коммуникаций в компании разобщенность и бессистемность
1. Работа в изоляции
Каждый сотрудник имеет доступ только к информации, необходимой для выполнения своих личных задач. В результате он не осознает свою роль в общей системе и не понимает, какие улучшения могут помочь достигать результатов быстрее и проще.
2. Отсутствие объективности
Решения принимаются на основе эмоций и мнений, а не на основе фактов и данных.
3. Неправильное распределение фокуса
Сотрудники могут быть в целом продуктивными, но сконцентрироваться на выполнении 53 незначительных задач, в то время как забывают о 1 приоритетной задаче.
4. Частые конфликты
Отсутствие точной сверки и согласования приводит к разногласиям и конфликтам между отделами. Например, отдел маркетинга утверждает, что передал 200 лидов, в то время как отдел продаж говорит, что получил только 100.
5. Упущение хороших идей
Хотя рекламная кампания могла быть успешной и привести большое количество потенциальных клиентов, менеджерам по продажам может не хватить ресурсов на производстве для изготовления необходимого количества товаров.
Задача РнП — «держать руку на пульсе» своего бизнеса. А именно: определить ключевые показатели для компании и отделов и контролировать их. Это позволяет вовремя обнаруживать «аномалии» (отклонения от плана) и оперативно принимать решения. Результат — компания работает как единый механизм, действия всех работников и отделов упорядочены и синхронизированы.
Суть, виды и применение инструмента РнП в менеджменте
Инструмент "Рука на пульсе" включает два основных элемента:
1. Таблица с ключевыми метриками, которые позволяют отслеживать оперативные результаты работы.
2. Встречи между сотрудниками и руководителями, где обсуждаются результаты, полученные по показателям из таблицы, и обсуждаются планы на следующий период (день, неделю, месяц).
В нашей команде выделяются два вида "Руки на пульсе": локальный для оперативного управления и общий для стратегического планирования. Частота проведения встреч определяется вами, ориентируясь на потребности бизнеса. Основное требование - чтобы такие встречи проводились регулярно.
Теперь рассмотрим особенности проведения общих и локальных "Рук на пульсе".
Общий РнП: контроль результативности компании
Как создать таблицу
Эта таблица является обобщением данных по всем отделам и содержит показатели, которые в данный момент важно удерживать в поле зрения. Помните, что там, где есть внимание, там и результат.
Не ставьте перед собой цель собрать 200 показателей, количество метрик не является главным в этом случае. Укажите только те показатели, которые релевантны для вашего бизнеса. В одной организации может быть достаточно отслеживать 10 показателей, в другой - 100.
В процессе работы вы можете добавлять новые разделы в таблицу, если вам не хватает информации, или наоборот, удалять существующие показатели, если вы понимаете, что они излишние.
Какие показатели можно учитывать:
- Количественные показатели, такие как количество лидов, клиентов, продуктов, людей на смене, отработанные часы и т.д.
- Финансовые показатели, включая количество выставленных счетов, платежей, расходы на рекламу и т.д.
- Конверсия, например, от оплаченных счетов к продажам.
- Негативные и позитивные показатели. Было бы здорово, если положительные отклонения будут выделяться зеленым цветом, а отрицательные - красным.
Пример общей таблицы с показателями всех отделов
Как проводить еженедельные планерки?
Обычно еженедельные планерки проводятся с целью быстрой синхронизации и длительностью 15-30 минут. Основная задача такой планерки состоит в озвучивании показателей, представленных в таблице, которые отражают результаты за предыдущий период и планы на следующий период.
Во время планерки не обсуждаются детали, а уделяется внимание выявлению "аномалий". Анализ причин и планирование корректировок следует проводить на отдельных совещаниях. То же самое относится и к новым идеям. Максимальное, что можно сделать на планерке, - это записать их и назначить отдельную встречу для дальнейшего обсуждения.
90% РНП — это цифры, и только 10% — другие вопросы.
Локальный РнП: точечный контроль результативности в отделе.
Локальная таблица по отделу.
Каждому отделу следует иметь свою локальную таблицу, помимо общей. В начале каждого месяца устанавливается план для отдела, который руководитель декомпозирует по дням и сотрудникам. Полученные данные заносятся в локальную таблицу, которая обладает более детализированной информацией: содержит большее количество метрик и информацию по каждому сотруднику.
Процесс разработки такой таблицы может быть автоматизирован. С использованием программного обеспечения, например CRM-системы, можно генерировать отчеты без участия человека.
Ниже приведен пример таблицы отдела предоставления услуг в компании РУС "Квант":
- К: количество консультаций
- РМК: количество компаний, которым мы внедрили коммуникатора
- Серт: количество сертифицированных компаний.
Зачем нужны локальные таблицы? Есть правило: если показатели падают, значит, кто-то их «роняет».
Когда руководитель замечает сокращение результативности, он имеет возможность определить, у какого из сотрудников наихудшие показатели и причину этого. Например, это может быть менеджер по продажам Иван. Руководитель анализирует, где возникают проблемы: достаточно ли звонков делает Иван, проводит ли он достаточное количество презентаций, выставляет ли счета и так далее.
Предположим, что звонки проводятся в достаточном объеме, а презентаций недостаточно. Проблема определена, и руководитель может помочь сотруднику в ее решении. Однако, если ситуация не улучшается в течение продолжительного времени, возможно придется расстаться с неэффективным менеджером.
Ежедневно проводятся встречи, продолжительностью около 15 минут, где сотрудники отдела представляют свои результаты за предыдущий период и планы на следующий. Информация из таблицы, к которой у всех есть доступ, используется на этих встречах.
Как сделать так, чтобы инструмент РнП работал? Инструкция по внедрению
- Представьте идею команде и получите их согласие на внедрение РнП.
- Организуйте совещание, на котором поясните преимущества этого инструмента:
1. Повышение эффективности обучения и роста.
Благодаря оперативной обратной связи и возможности исправления ошибок, сотрудник гарантированно развивается как специалист.
2. Увеличение заработка.
Это естественный следствие предыдущего пункта. При совершенствовании навыков и достижении профессиональных высот растут и результаты работы, что приводит к увеличению дохода.
3. Регулируемость уровня дохода.
Когда цифры отражены отчетно и прозрачно, сотруднику проще найти мотивацию для достижения конкретных целей. Например, если сотрудник видит, что ему необходимо завершить сделку с двумя клиентами для получения премии, он с большей вероятностью будет их заключать.
- Возникает дополнительная энергия и мотивация.
Когда сотрудник видит, что его коллега, например, успешно оформил 10 заказов, это создает понимание, что и он сам способен на подобные достижения.
Для внедрения РнП в команду рекомендуется выполнить следующие шаги:
✅ Создать общую и локальные таблицы для учета результатов и продвижения.
✅ Определить день и время для проведения регулярных встреч, установив повторяющуюся задачу с напоминанием.
✅ Ежедневно обновлять данные в таблицах. Эту функцию можно доверить администратору или автоматизировать с помощью специального программного обеспечения.
✅ Проводить встречи ежедневно, еженедельно или в соответствии с заданным графиком. Локальные встречи могут проводить руководители отделов со своими подчиненными, а общие встречи должны включать директора компании и руководителей отделов.
3 принципа эффективного внедрения РнП
- Не пытайтесь достичь идеального результата во всем.
Вероятно, у вас уже есть отслеживаемые показатели и регулярные совещания. Просто попробуйте объединить и систематизировать то, что уже есть, и регулярно делиться этим с коллегами.
- Если начнете стремиться к идеальности, скорее всего, не сможете внедрить это.
Важно не просто накопить как можно больше цифр, а скоординировать и оптимизировать существующие процессы в компании.
- Не бойтесь вносить изменения.
"Рука на пульсе" - это динамичный инструмент. Ваша компания сейчас имеет определенные приоритеты, которые могут меняться через месяц. Удаляйте ненужное и добавляйте то, что необходимо.
- Особенно важно это на первых этапах. Обычно окончательный список ключевых метрик формируется через 2-3 месяца после внедрения инструмента.
Избегайте использования наказания или угрозы наказания.
Если кто-то из сотрудников отстает или допускает ошибки, необходимо не применять дисциплинарные меры, а скорее выявить проблемные моменты и своевременно скорректировать их. Цель РнП заключается не в том, чтобы ругать или штрафовать, а в том, чтобы предотвратить разрастание проблем и нагнетание конфликтов.
Понимание корпоративной культуры и создание условий, при которых ошибки рассматриваются как часть обучения, является важным. Они позволяют накопить ценный опыт, который помогает в принятии правильных решений и развитии сотрудников.
Результаты внедрения РнП для компании
Повышенная осведомленность
Больше нет случаев забывчивости или незнания в стиле "Я забыл" или "Я не знал". Система РнП позволяет быть в курсе всех событий и информации, что способствует более определенным и информированным действиям.
Ориентация на факты
Оперирование фактами позволяет принимать решения на основе реальной картины и объективных данных. Это помогает избегать субъективных предположений и улучшает качество управленческих решений.
Эффективная работа
Озвучивание показателей сотрудников создает соревновательную атмосферу, в которой каждый стремится получить признание и достигнуть больших результатов. Это мощный стимул для сотрудников работать более эффективно и продуктивно.
Развитие компании
Управление компанией происходит осознанно и систематически. Использование РнП помогает развивать и наращивать именно те направления, которые необходимы для достижения целей компании. Это позволяет сосредоточиться на стратегическом развитии и добиваться успеха.
"Рука на пульсе" является всего лишь одним из инструментов эффективного управления компанией. Внедрение системы управления бизнесом, такой как РУС "Квант", позволяет узнать о множестве других способов совершить квантовый скачок и обучаться работе в системе, где задачи выполняются автоматически без постоянного участия руководителя.
