Переводим сотрудников из офиса на удалёнку без боли и проблем

Пока последние новости о коронавирусе и вводе карантина не утихают, нам нужно жить дальше и адаптироваться в новых условиях. Невозможно просто остановить работу, но можно создать комфортные условия для неё в любом месте.

В этой статье мы расскажем вам, как перевести своих работников на удалённую работу без потери её качества.

Процесс перехода на удалённую работу можно разделить на несколько этапов:

1. Техническое оснащение:
   
   • В первую очередь необходимо подготовить техническую возможность работы из дома. На компьютеры сотрудников нужно установить программы удалённого доступа – например, Teamviewer, а также VPN для безопасного соединения. Не все работники могут справиться с этим самостоятельно, поэтому включите эту задачу в список необходимых действий.
   • Проверьте у всех сотрудников наличие необходимого оборудования – ноутбуки/ПК, гарнитуры. В зависимости от задач, которые выполняют люди, им могут потребоваться разные устройства.
   • У всех удалённых сотрудников должно быть быстрое Интернет-соединение. Мобильный интернет или общественные сети не подойдут.
2. Программное обеспечение:
   
   • Убедитесь, что у сотрудников имеются необходимые инструменты для работы. Для этого составьте список программ, обязательных для использования, и обеспечьте к ним доступ. Также используйте программы для совместной работы над проектами (например, Asana, Jira, Advanta, Монитаск) – с ними проще контролировать задачи и прогресс выполнения.
   • Обеспечьте удобное общение между участниками процесса – используйте корпоративные мессенджеры (например, Slack или Microsoft Teams).
   • Контроль и взаимодействие сотрудников легче обеспечить, используя сервисы для проведения видеозвонков и видеоконференций. Сервисы вроде Skype, Zoom, Proficonf позволят не только совершать групповые звонки, но «делиться экраном», сохранять записи звонков.
   • У каждого работника должен быть личный календарь или общий календарь с функцией совместного доступа – так вы будете всегда осведомлены о поставленных задачах/встречах.
   • Облачное хранилище – один из основных инструментов при удалённой работе. Приучите сотрудников хранить информацию только там.
3. Задачи для кадровой службы:
   
   • Оформите переводы согласно трудовому законодательству (в ТК РФ есть статья, содержащая требования к «Дистанционной работе»).
   • Создайте учётные записи в ваших системах для удалённых сотрудников.
   • Проведите обучение.

Так выглядит краткий список необходимых мероприятий по переходу на удалённую работу. Но одних инструментов мало, нужно определить принципы и правила работы в новых условиях. Список может быть следующим:

1. Рабочие часы всех участников должны быть едиными. Даже у удалёнщиков должен быть график, когда они выполняют свои обязанности и находятся в зоне доступа.
2. Мессенджеры используются для информирования, фиксации, решения простых вопросов и назначения встреч. В чате должны быть все сотрудники с реальными именами, аватарками.
3. Видеосвязь используется как основной канал решения вопросов. «Встречи» по видео могут быть такими же деловыми, как и личные, поэтому их стоит заносить в календарь, назначать точное время и дату. А после видеозвонка лучше зафиксировать в письменном виде все договорённости и решённые вопросы.
4. Сотрудник должен обеспечить себе рабочую обстановку. Это может быть отдельная комната, стол и стул, ноутбук с гарнитурой. Количество отвлекающих факторов в рабочее время должно быть сведено к минимуму.

Назначьте дату мероприятий по переходу на удалённую работу и оповестите всех участников.

Наша компания занимается автоматизацией бизнеса и цифровой трансформацией, поэтому если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться за помощью в ProfiSoft! Мы подберём для вас необходимый софт, поможем с внедрением, организуем колл-центр. С нами переход на удалённую работу пройдёт максимально комфортно и организованно!