Помощник руководителя: кто такой и какие задачи на него можно
переложить
От помощника руководителя зависит, насколько эффективно будет
использоваться время первых лиц в компании. Сможет ли предприниматель
заниматься стратегией. Хорошо ли будет организована деловая поездка. И
многое другое. Это правая рука руководителя, генерального директора или
ТОПового управленца, поэтому к должности высокие требования, у нее много
особенностей и нюансов, которые мы сегодня и разберем.
Как понять, что пора нанимать ассистента?
Масса мелких задач нагоняет на вас тоску.
Вы испытываете усталость, стресс или профессиональное выгорание.
Вы занимаетесь низкоквалифицированными функциями.
Например, бронирование отеля, заказ билетов, заполнение графика встреч.
Систематические завалы.
Постоянные авралы не дают заниматься стратегией и масштабированием.
Вам не нравятся задачи.
У вас организована работа, но задачи, которые вы выполняете, вам не нравятся.
Если вам это знакомо, значит, пора задуматься о найме ассистента. И первый
вопрос — какие у него функции, что ему можно передать? Единый список
обязанностей сформулировать невозможно, поскольку этот сотрудник может
выполнять разные роли. Сейчас рассмотрим, какие.
Личный помощник руководителя: какие роли может выполнять.
У большинства людей личный помощник начальника ассоциируется с
секретарем, который приносит кофе и заказывает канцелярию. На самом
деле в его обязанности входит набор функций, который называется
административная поддержка.
Административная поддержка руководителя — это общее управление
офисом: канцелярская работа, отчетность, обработка данных,
коммуникации с клиентами и сотрудниками, управление проектами и др.
Рассмотрим, какие административные роли может выполнять
персональный ассистент:
1. Специалист по делопроизводству — это человек, который занимается
ведением документооборота. Частично он может выполнять функции
секретаря: отвечать на звонки, письма, составлять расписание, общаться с
посетителями, организовывать командировки и т. д.
2. Офис-менеджер: этот сотрудник снабжает офис всем необходимым,
контролирует документооборот, помогает спланировать встречи,
совещания и разные мероприятия. Также может выполнять функции
секретаря.
3. Секретарь-референт: как правило, выполняет «механическую работу» —
принимает телефонные звонки, ведет и систематизирует документацию,
взаимодействует с посетителями, организовывает деловые поездки.
4. Секретарь-ассистент: это личный помощник, который выполняет функции
специалиста по делопроизводству и частные поручения руководителя.
5. Бизнес-ассистент (business assistant) — кто это? Должность связана с
наибольшей ответственностью. Это личный помощник генерального
директора или управленца, он может принимать самостоятельные
решения, искать подрядчиков, давать поручения и решать проблемы в
рамках своих компетенций.
Какие обязанности у личного помощника руководителя?
Общие обязанности.
⚡️
Обеспечение эффективной деятельности руководителя: организовывать
встречи, составлять расписание, поддерживать порядок в рабочем кабинете,
координировать деятельность сотрудников.
⚡️
Коммуникации: общаться с клиентами, партнерами, сотрудниками компании,
принимать гостей, проводить переговоры, отвечать на звонки / письма,
разбирать коммерческие предложения от потенциальных партнеров,
принимать предложения и пожелания от работников.
⚡️
Аналитика и отчетность: составлять отчеты и запросы в разные отделы
организации, собирать и анализировать данные, составлять резюме совещаний
и встреч.
⚡️ Ведение документации.
⚡️
Обеспечение жизнедеятельности офиса (бумага, канцелярия, вода и т. д.).
⚡️
Управление проектами: контролировать выполнение задач и сроки,
обеспечивать своевременную подготовку и предоставление необходимых
документов и ресурсов.
⚡️
Сопровождение управленца в командировках и деловых поездках, помощь в
их организации.
⚡️
Выполнение других рабочих поручений.
Дополнительные обязанности.
Как правило, у ассистента руководителя функционал шире, чем у секретаря или
администратора. Часто он выполняет какие-то дополнительные функции:
переводит документы с иностранного языка;⚡️
помогает решить бытовые вопросы в поездках: организовать трансфер,⚡️
забронировать отель, оплатить питание и пр.;
заменяет руководителя на мероприятиях.⚡️
Права и ответственность.
Права помощника руководителя:
1. Право на доступ к конфиденциальной информации, связанной с
бизнесом, клиентами, партнерами и т. д.
2. Участие в принятии решений, связанных с работой компании
(окончательное решение принимает руководство компании).
3. Управление проектами: имеет право контролировать сроки, качество
работы, использование ресурсов, давать распоряжения от лица
руководителя.
4. Право на подписание документов: в соответствии с установленными
правилами и процедурами, если ему предоставлены соответствующие
полномочия.
5. Организация встреч и мероприятий.
6. Участие в обучении и развитии, информирование о возможностях
оптимизировать работу, требование оптимальных условий для этого.
7. Получение информации от других сотрудников, которая нужна для
выполнения обязанностей.
8. Участие в рабочих встречах руководителя.
9. Получение вознаграждения, установленного правилами компании.
Помощник руководителя несет ответственность за:
нанесенный компании ущерб из-за принятия некомпетентных решений;
разглашение конфиденциальных данных организации;
невыполнение или некорректное выполнение своих функций;
нарушение законов, произошедшее в процессе работы.
Какими компетенциями должен обладать персональный ассистент
руководителя?
Навыки
1. Проактивность: умение брать на себя ответственность, сохранять
самообладание, ставить цели и достигать результата, решать проблемы.
2. Коммуникативные навыки: умение слушать и слышать, договариваться,
разруливать конфликты, грамотно вести деловую переписку и пр.
3. Владение офисными программами: электронная почта, текстовые редакторы,
электронные таблицы, онлайн-системы управления проектами и т.д.
4. Тайм-менеджмент: эффективное управление своим и чужим временем,
чтобы достичь всех целей организации в установленный срок.
5. Знание законодательства, а именно разделов, которые касаются
административной и производственной деятельности компании.
6. Навыки ведения документооборота.
7. Владение иностранным языком (в некоторых случаях).
Личностные качества
Разумеется, помощник руководителя должен быть стрессоустойчивым,
ответственным, инициативным и организованным. Этот список можно
продолжать долго, поэтому давайте остановимся на ТОП-5 личностных
качествах, которые характеризуют хорошего специалиста:
1. Преданность компании и руководителю.
2. Исполнительность, то есть способность быстро и точно выполнять
возложенные поручения.
3. Соблюдение принципов профессиональной этики. Способность действовать в
соответствии с правилами компании и не разглашать конфиденциальную
информацию.
4. Креативное мышление, умение находить нестандартные решения ситуаций.
5. Трудолюбие.
Должностная инструкция помощника руководителя: как составить?
Жестких требований к составлению должностной инструкции ассистента
руководителя нет, в законодательстве РФ процесс составления этого документа
не регламентирован. Так что рассмотрим базовую структуру.
1. Общие положения. В этом разделе:
⚡️
опишите, какие требования предъявляете к соискателю;
⚡️
укажите порядок заключения и расторжения трудового договора;
⚡️
определите иерархию подчинения;
⚡️
укажите, на каких условиях будет происходить замещение сотрудника в
период его отсутствия.
2. Должностные обязанности. Перечислите список обязанностей сотрудника.
Описывайте не только основные функции, но и задачи, которые кажутся само
собой разумеющимися: составление итогов встреч, информирование
руководства о проблемах компании и т. д. Это поможет в дальнейшем избежать
конфликтов и урегулировать споры.
3. Права. Перечислите права сотрудника в соответствии со списком, который
мы с вами рассмотрели выше.
4. Ответственность. Укажите, за что сотрудник несет ответственность в
соответствии со списком, который рассмотрели выше. Описывать меры
ответственности за конкретные нарушения не нужно, обычно они определяются
предметно в ходе работы.
На свое усмотрение вы можете добавить еще пару пунктов, например, описать
условия труда.
Как найти хорошего помощника?
Где можно искать перспективных специалистов:
1. В своем окружении. Как минимум, расскажите своим близким и
друзьям, что ищете помощника. Если вам удастся выбрать сотрудника из
своего окружения, ему с большей уверенностью можно будет доверить
конфиденциальную информацию.
2. Среди сотрудников компании. Возможно, у вас в подчинении есть люди,
которые готовы освоить новые навыки и занять эту должность. Здесь
преимущество в том, что они уже знают особенности сферы и бизнеса, а
значит, быстрее включатся в работу.
3. На работных сайтах и в соцсетях. Размещайте вакансию не только на
hh.ru, а и на других работных сайтах (Superjob.ru, Зарплата.ру, Работа.ру и
др.). То же самое касается соцсетей: чем больше поток соискателей вы
создадите, тем выше шансы найти подходящего именно вам сотрудника.
Ваш помощник быстрее адаптируется и будет эффективно работать, если
все бизнес-процессы в компании будут описаны и систематизированы.
1. Регламенты и инструкции с регулярной проверкой знаний позволят
новичку быстро освоиться, никого не отвлекая.
2. Программное обеспечение, в которое уже внесены повторяющиеся
задачи, минимизирует человеческий фактор. Задачи не теряются, не
забываются.
3. Сформированная идеология поможет специалисту найти свои
мотиваторы и работать не только из-за денег, но и ради достижения
совместных целей.
