Всё о продуктивности: почему упорно работать не значит делать результат

Активно ли ваши сотрудники и вы сами занимаетесь работой и достаточно ли ваше время вкладывается в действительно важные задачи, а не просто в рутинные обязанности? Обычно хорошо выполнять задачи и отмечать их в чек-листе. Но насколько вам действительно важно то, что вы делаете? И насколько вы тратите на это необходимое минимальное количество времени?

Часто у многих людей сложилось мнение, что продуктивность связана с ранними подъемами, одновременным выполнением нескольких задач и постоянной занятостью. Однако на самом деле это понятие несколько иное.

Работу можно назвать продуктивной тогда, когда:

Команда не увольняется от выполнения задач, когда начальник не в офисе. Для всех понедельник является обычным буднем, как и остальные дни недели.

Неправильности случаются крайне редко.

Работа планируется, устанавливаются приоритеты, сперва осуществляются важные и срочные задания, затем остальные.

Действия направлены на достижение целей.

Каждая задача способствует достижению поставленной цели.

Процессы оптимизированы.

Работа выполняется профессионально и качественно, и при этом занимает только необходимое минимальное время.

Откуда взялась 5-дневная рабочая неделя и почему работать много не значит быть продуктивным
В некоторых организациях поощряется работа в сверхурочном режиме. Считается, что если сотрудник задерживается в офисе, значит, он выполнил больше работы. Однако, на самом деле это может быть не так.
Уже в 1926 году основатель Ford Motor Company, Генри Форд, провел эксперимент, сократив рабочий день с 10 до 8 часов, и рабочую неделю с 6 до 5 дней. Неожиданно выяснилось, что при таких изменениях производительность сотрудников выросла. Так появилось привычное для всех нас понятие "пятидневка".Напрашивается вывод: упорный труд не всегда тождественен разумному труду.

В результате проведенного исследования Стэнфордского университета под названием «TheProductivity of WorkingHours», было установлено оптимальное время рабочей недели - 40 часов. Если рабочая неделя превышает 50 часов, то производительность сотрудников начинает снижаться, а при продолжительности в 55 часов она стремится к нулю. Это явление наблюдается независимо от того, нравится ли человеку его работа или нет.

Относительно вопроса на засыпку, предположим, что один сотрудник пришел на работу уставшим, не выспавшимся, а другой явно в состоянии алкогольного опьянения. Очевидно, что оба сотрудника не находятся в оптимальном рабочем состоянии, что может негативно сказаться на их производительности и безопасности работы.

В такой ситуации, как руководитель, я бы принял меры по обеспечению безопасности и качества работы. Например, сотруднику, который пришел не выспавшимся, я бы посоветовал отдохнуть и восстановиться перед продолжением работы. Что касается сотрудника, находящегося в нетрезвом состоянии, я бы принял немедленные меры, чтобы предотвратить возможные происшествия и поставил его вне опасности окружающих. Возможно, это означало бы временное удаление его с рабочего места или обращение к соответствующим положениям и правилам компании в таких случаях.

В конечном итоге, безопасность и эффективность работы являются главными приоритетами, и решения в таких ситуациях должны быть основаны на этом.

Эффективность и продуктивность: в чем разница?

Взаимосвязь между продуктивностью и эффективностью весьма существенна, хотя их значение имеет отличия друг от друга.

Продуктивность и производительность являются практически синонимичными понятиями. Они отражают количество выпускаемой продукции или выполненной работы за определенный период времени.

Эффективность, в свою очередь, связана с качеством работы и оценивает, насколько рационально используются ресурсы и достигаются поставленные цели.

Предположим, что два оператора приняли по 100 звонков в течение дня. Их продуктивность оказывается одинаковой. Однако, если один из них справился с этим за 12 часов, а второй только за 8 часов, то в данном случае эффективность у второго окажется выше.

Рассмотрим еще примеры.
Допустим, в журнале поставлена задача журналистам подготовить по 5 статей за 2 недели. В результате, Наталья прислала 3 статьи, а Марина - 6. Изначально можно было бы сделать вывод, что Марина была более продуктивной. Однако, после ознакомления главного редактора с материалами, статьи Марины требовали доработки из-за ошибок, тогда как материалы Натальи были приняты. Таким образом, статьи Марины не могут быть опубликованы, а значит, цель не достигнута, и ее работа оказалась менее эффективной.

Приведем еще один пример. Представим себе мебельный завод, где Федор и Иван, каждый из них за день производят по 5 столов. С точки зрения продуктивности, они работают одинаково эффективно. Однако, оказывается, что Федор в процессе работы повредил одну из ножек стола и ему пришлось заменить ее, что потребовало больше материалов и времени. Таким образом, он оказался менее эффективным.

Выбор между продуктивностью и эффективностью для рабочего процесса не так прост, идеальной формулы нет. Наиболее результативный труд достигается, когда уделяется внимание и скорости и качеству работы, поддерживая баланс между ними.

Критерии продуктивности и эффективности

Для оценки эффективности и продуктивности в различных отделах компании обычно используют ключевые показатели (KPI). Эти показатели обычно представлены в виде числовых значений, которых нужно достичь в определенном временном интервале. Приведу некоторые примеры ключевых показателей эффективности для разных отделов:

1. В производственном отделе: количество изготовленных деталей за определенный период времени.

2. В отделе продаж: конверсия, средний чек и общая выручка от продаж.

3. В маркетинговом отделе: количество целевых лидов, количество посетителей, перешедших на сайт, или число подписчиков в социальных сетях.

4. В HR-отделе: количество сотрудников, успешно прошедших испытательный срок, или уровень удовлетворенности сотрудников по результатам опросов.

Конечно, эти примеры не исчерпывают все возможные ключевые показатели эффективности, и каждая компания может определить свои особенные показатели в зависимости от своих целей и задач. Однако, использование KPI позволяет объективно измерять результаты работы и стремиться к повышению эффективности в различных сферах деятельности.

Как быть продуктивным: 5 советов + рекомендации руководителям

Если вы стремитесь к результативной работе, эффективно распределяющей ваше время, следуйте следующим рекомендациям:

✅ Контролируйте влияние внешних и внутренних факторов на вашу продуктивность. К внешним факторам относятся освещение, температура, уровень шума, концентрация углекислого газа и так далее. Поэтому регулярно проветривайте помещение и создавайте комфортные условия для работы. Внутренние факторы включают качество и количество сна, физическую активность, эмоциональное состояние и другие аспекты. Соблюдайте баланс между работой и отдыхом, чередуйте умственные и физические нагрузки, занимайтесь разными видами деятельности в течение дня.
✅ Учтите принцип Парето: 20% усилий приносят 80% результатов. Сосредоточьтесь не на количестве работы, а на том, что даст максимальную отдачу.

✅ Избегайте многозадачности. Переключение между задачами может снизить продуктивность на 40%. Лучше выполнить задачи последовательно, переходя к следующей только после завершения предыдущей. Исключение составляют случаи, когда какое-то действие может выполняться автономно. Чтобы оптимизировать время, можно параллельно выполнять другую задачу, например, загрузить большой файл во время проверки почты.

✅ Планируйте и устанавливайте приоритеты. Начните с выполнения важных и срочных задач, а затем переходите к остальным, если останется время.

✅ Изучайте техники и инструменты управления временем. Рекомендуется использовать такие методы, как канбан, помидоры, матрица Эйзенхауэра и другие.

Продуктивный руководитель - это тот, кто ежедневно успешно выполняет множество задач. Мы рассмотрели общие рекомендации, которые помогут повысить эффективность работы сотрудника на любом уровне. Теперь перейдем к разговору о том, как достичь высокой производительности в роли руководителя, так как именно от него зависят результаты всего отдела, а возможно, и всей компании.

Продуктивный руководитель

Первостепенное внимание руководителя компании, департамента или отдела должно быть сосредоточено на том, чтобы самому быть эффективным, если хочется достичь продуктивности команды. Вот несколько способов организации своей работы:

1. Делегируйте задачи. Если задача может быть выполнена сотрудником нижнего уровня, ее стоит доверить ему.

2. Фиксируйте договоренности. После обсуждения с подчиненными, подрядчиками, партнерами или другими людьми важно составлять резюме встречи и запоминать свои обязательства, чтобы выполнять их в назначенное время.

3. Сосредоточьтесь на четырех основных функциях руководителя и не разбрасывайтесь на всевозможные дела.

4. Не стремитесь быть перфекционистом. Не все задачи в бизнесе одинаково важны настолько, чтобы постоянно работать над деталями. Выделите ключевые действия, которые принесут результат, и сосредоточьтесь на их качественном выполнении.

5. Не доводите все дела до конца. Иногда в процессе работы над задачей становится понятно, что она не приведет к необходимому результату. Если вы уверены в этом, не стоит тратить время на завершение ее лишь для того, чтобы "закрыть гештальт". Будет лучше отдать это время более важным делам.

Заключение: продуктивная команда или что стимулирует людей работать наиболее эффективно
Уровень энтузиазма у сотрудников зависит от различных факторов, таких как нагрузка, атмосфера в коллективе, характер работы, кадровая политика, личные обстоятельства и другие. Чтобы построить по-настоящему продуктивную команду, важно регулярно получать обратную связь от сотрудников о работе в компании и своевременно предпринимать меры.

К сожалению, не существует универсального "рецепта", так как каждая команда имеет свои особенности. IT-специалистов, как правило, мотивирует гибкий график, свобода действий и быстрый карьерный рост. В то же время, опытному бухгалтеру со стажем, вероятнее всего, важна стабильность, социальные гарантии и признание заслуг. Поэтому важно ориентироваться на специфику своей команды.

Тем не менее, я могу дать вам несколько универсальных советов о том, что может стимулировать людей работать более продуктивно:

1. Будьте примером в качестве руководителя. Если вы будете следовать установленным правилам, сотрудники скорее всего последуют вашему примеру. Начните сами.

2. Установите прозрачную и понятную систему мотивации, в которой сотрудники получают вознаграждение за достигнутые результаты.

3. Формулируйте задачи правильно: определите, что нужно сделать, установите сроки и четкий ожидаемый результат.

4. Поддерживайте справедливость и выполняйте договоренности.

5. Развивайте доверительные отношения в коллективе.

Учитывайте эти советы в своей работе, но также не забывайте адаптировать их к конкретным потребностям и динамике вашего коллектива.