При начальном заполнении программы возникает один из вопросов как правильно разнести основные средства и нематериальные активы. Для это в программном продукте разработан специализированный документ «Ввод начальных остатков долгосрочных активов», который можно открыть через раздел «Учреждение» – «Ввод начальных остатков» – «Ввод начальных остатков долгосрочных активов». Важно отметить, что дата документа должна предшествовать дате начала ведения учета. Например, если учет в информационной базе ведется с 1 января 2020 года, то датой документа должно быть 31 декабря 2019.
В шапке документа следует также заполнить реквизиты «Организация» и «Подразделение».
Рассмотрим механизм заполнения табличной части «Активы»:
Актив. В качестве значения этого реквизита следует выбрать долгосрочный актив из справочника "Долгосрочные активы";
Инвентарный №. Инвентарный номер долгосрочного актива;
Дата принятия к учету. Дата ввода активов в эксплуатацию. Необходимо заметить, что дата ввода в эксплуатацию может не совпадать с датой приобретения активов;
Событие принятия к учету. Значение этого реквизита отражает характер принятия активов к учету;
Название документа. Документ, в соответствии с которым активы были приняты к учету. Таким документом может быть, например, акт приемки-передачи активов;
Номер документа. Номер документа, в соответствии с которым долгосрочный актив были принят к учету;
Способ поступления. Этот реквизит показывает, каким образом было получен долгосрочный актив (приобретено, построено, получено безвозмездно и т.д.);
Первоначальная стоимость. Первоначальная стоимость долгосрочного актива;
Текущая стоимость. Текущая стоимость долгосрочного актива;
Накопленная амортизация. Сумма ранее начисленной амортизации долгосрочного актива;
Накопленный резерв на обесценение. Сумма ранее начисленного резерва на обесценение долгосрочного актива;
Счет учета. Счет бюджетного плана счетов, на котором учитывается выбранный долгосрочный актив;
Счет учета затрат по модернизации. Счет бюджетного плана счетов, на котором учитывается затраты долгосрочного актива;
Счет резерва на обесценение. Счет бюджетного плана счетов, на котором учитывается резерв на обесценение долгосрочного актива;
Счет резерва на переоценку. Счет бюджетного плана счетов, на котором учитывается резерв на переоценку долгосрочного актива;
Счет амортизации. Счет бюджетного плана счетов, на котором учитывается амортизация долгосрочного актива;
МОЛ. Материально-ответственное лицо, в подотчете которого находится долгосрочный актив;
Подразделение. Подразделение, в котором находится долгосрочный актив;
Порядок погашения стоимости. Вариант погашения первоначальной стоимости долгосрочного актива. В качестве возможных вариантов можно выбрать «Начисление амортизации» или «Стоимость не погашается»;
Начислять амортизацию. Признак необходимости начисления амортизации долгосрочного актива. Если флажок «Начислять амортизацию» не установлен, то амортизация по этому долгосрочному активу не будет начисляться;
Норма амортизации. Норма амортизации долгосрочного актива. При выборе нормы амортизации необходимо следовать правилу: шифр амортизации должен строго соответствовать первым четырем цифрам инвентарного номера долгосрочного актива;
Источник финансирования. Источник, за счет которого был приобретен долгосрочный актив. В качестве источника финансирования можно выбрать бюджетные средства, средства от реализации платных услуг, благотворительные средства, депозитные средства, гранты или внешние займы или любой другой источник финансирования, указанный пользователем;
Программа. Бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета). Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Бюджетные средства»;
Код платных услуг. Код товаров, работ или услуг. Этот реквизит становится видимым и доступным для редактирования только в том случае, если выбран источник финансирования «Средства, полученные от реализации товаров, работ, услуг»;
Специфика. Бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета). Этот реквизит заполняется вне зависимости от того, какой источник финансирования выбран пользователем.
Документ «Ввод начальных остатков долгосрочных активов» имеет печатную форму «Опись ОС при вводе остатков», которая выводится по кнопке «Печать». При проведении документа формируются проводки в дебет счета учета долгосрочных активов и кредит счета амортизации основных средств, а также все необходимые движения в регистры сведений и регистры накопления. Все проводки по вводу остатков формируются в корреспонденции со вспомогательным счетом «000», который впоследствии необходимо будет забалансировать на счет 5220.
