Автоматизированный сбор, проверка и консолидация отчетности "без участия человека" с рассылкой уведомлений ответственным лицам о завершении очередного этапа обработки по электронной почте.
Импорт данных отчетности подведомственных учреждений с электронных носителей информации
Экспорт данных консолидированной отчетности в любом формате.
Хранение принятых отчетов подведомственных учреждений в электронном виде.
Контроль предоставления запланированной отчетности.
Проверка заполнения отчетности: внутриформенный и межформенный контроль показателей отчетных форм.
Возможность поэтапной консолидации отчетности.
Создание, хранение и тиражирование в электронном виде и на бумажных носителях контрольных соотношений для проверки показателей отчетов.
Описание продукта
Сегодня процесс сбора и консолидации бюджетной и финансовой отчетности продолжает оставаться одной из важнейших составляющих бюджетного процесса. Поэтому задачи автоматизации составления исходных отчетов бюджетополучателей и автоматизации сбора и подготовки консолидированного отчета являются актуальными для всех участников бюджетного процесса.
Как показала практика, наибольшие потери информации и времени, напрямую ведущие к финансовым и временным потерям, происходят при взаимодействии участников процесса сбора и консолидации бюджетной и финансовой отчетности. Поэтому автоматизация процесса сбора и консолидации отчетности – это прежде всего решение задачи эффективного взаимодействия всех участников бюджетного процесса.
Использование бюджетных решений системы программ «1С:Предприятие» позволяет применить единую методологию на всех этапах подготовки бюджетной и финансовой отчетности и подготовить достоверный отчет (в электронном и бумажном виде) в сжатые сроки с учетом требований Министерства финансов Республики Казахстан и казначейства.
«1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» позволяет консолидировать отчетность, составленную с использованием программных продуктов:
«1С:Предприятие 8. Бухгалтерский учет для государственных учреждений Казахстана» редакции 3.0;
«1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана».
Краткая характеристика программного продукта «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана»
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» предназначен для автоматизации процесса составления консолидированной бюджетной и финансовой отчетности:
сбора;
проверки;
консолидации;
анализа отчетности.
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» позволяет одновременно исполнять и настраивать процесс сбора и консолидации бюджетной и финансовой отчетности, что, в свою очередь, обеспечивает проведение анализа существующего процесса и его оптимизацию.
Использование программного продукта совместно с типовыми решениями для государственной сферы системы «1С:Предприятие 8» позволяет применять реализованную в них единую методологию автоматизации процесса составления, сбора и консолидации бюджетной и финансовой отчетности на всех этапах подготовки отчетности с обеспечением эффективного взаимодействия всех участников данного процесса.
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» может использоваться всеми участниками бюджетного процесса, обладающими полномочиями по составлению консолидированной отчетности, в том числе:
администраторами бюджетных программ;
бюджетополучателями, имеющими структурные подразделения, выделенные на самостоятельный баланс.
Программный продукт «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» включает технологическую платформу «1С:Предприятие 8.2» и прикладное решение (типовую конфигурацию) «Свод отчетов для Казахстана», редакция 1.0.
Типовая конфигурация разработана в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов и приказов Министерства финансов Республики Казахстан о годовой, квартальной и месячной бюджетной и финансовой отчетности.
Функциональные возможности программы «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана», редакция 1.0
Для обеспечения полного технологического цикла сбора, обработки, проверки и консолидации бюджетной отчетности в «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» реализован широкий спектр функциональных возможностей:
Автоматизированный сбор, проверка и консолидация отчетности по заданному шаблону «без участия человека» с рассылкой уведомлений ответственным лицам о завершении очередного этапа обработки отчетности по электронной почте;
Импорт данных отчетности подведомственных учреждений с электронных носителей информации, из файлов, полученных по электронной почте, из файлов с FTP-ресурса;
Непосредственный ввод данных отчетности с бумажных носителей - заполнение типовых форм;
Планирование и выполнение регламента процесса обработки отчетности (состава форм, правил проверки, элиминации и консолидации) как совокупности взаимосвязанных этапов, а также определение участников этого процесса и их ролей;
Разграничение полномочий между пользователями с использованием ролей и разграничения доступа к информации по организационным единицам (учреждениям);
Контроль полноты предоставления запланированной отчетности;
Создание организационной структуры - определение консолидирующего учреждения, от имени которого составляется сводный отчет, и перечня учреждений, отчеты которых должны консолидироваться;
Хранение принятых отчетов (в том числе всех версий отчетов) подведомственных учреждений в электронном виде;
Логический внутриформенный и межформенный контроль показателей отчетных форм;
Формирование консолидированного отчета с пересчетом (элиминацией) показателей по любым заданным пользователем правилам, в том числе консолидация отчетности;
Многосценарная обработка отчетности;
Возможность поэтапной консолидации отчетности;
Взаимосвязанное управление состояниями отчетов и этапов по их обработке. Установка статуса отчета, используемого при обработке отчета: Запланирован, Выполняется, Подготовлен, Утвержден, Отклонен, Записан с ошибкой;
Получение консолидированного отчета на бумажных носителе и в электронном виде;
Возможность подключения обработок для экспорта/импорта данных консолидированной отчетности в любом формате;
Получение произвольных (определяемых пользователем) статистических выборок из консолидированных данных;
Возможность самостоятельной разработки отраслевых форм отчетности в дополнение к типовому комплекту. Разработанные формы отчетности могут быть использованы в информационных базах программ «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана», «1С:Предприятие 8. Бухгалтерский учет для государственных учреждений Казахстана» редакции 3.0;
Создание и хранение контрольных соотношений для проверки показателей отчетов;
Создание и хранение правил пересчета (элиминации) взаимосвязанных показателей отчетных форм.
Процессный подход к составлению консолидированной отчетности
«1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» – система процессного управления.
Подготовка консолидированной отчетности рассматривается как последовательность взаимосвязанных этапов.
Каждый этап имеет ответственных – исполнителя и контролера.
Этапы процесса обработки отчетности имеют плановую продолжительность, что позволяет контролировать плановое и фактическое выполнение подготовки отчетности по срокам.
В «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» предусмотрено планирование и выполнение регламента процесса обработки отчетности как совокупности взаимосвязанных этапов, а также определение участников этого процесса и их ролей.
Процесс может быть запущен на автоматическое выполнение по заданному шаблону: все ручные операции по импорту файлов, проверке правильности данных, обработке и консолидации отчетности будут выполняться автоматически с рассылкой уведомлений ответственным лицам. За пользователем остается только функция контроля итогов автоматической обработки.
Работа с электронной почтой
В конфигурацию встроен почтовый клиент, позволяющий вести переписку с подведомственными и вышестоящими учреждениями.
«1С:Свод отчетов для Казахстана 8» поддерживает автоматический импорт отчетности из файлов, полученных от подведомственных учреждений по электронной почте.
При выявлении ошибок в предоставленной отчетности может быть автоматически сформирован протокол проверки, который будет отправлен в учреждение, предоставившее отчеты.
Выгрузка данных консолидированной отчетности может быть выполнена в любом формате, а результат выгрузки автоматически отправлен по электронной почте в вышестоящий (контролирующий) орган.
Поддерживается полнотекстовый поиск по данным информационной базы: поиск по нескольким словам или фразе.
Типовой комплект отчетности
В поставку программы входит типовой комплект форм отчетности для администраторов бюджетных программ, соответствующий текущему законодательству.
Формы финансовой отчетности:
Форма 1 «Бухгалтерский баланс»
Форма 2 «Отчет о результатах финансовой деятельности»
Форма 3 «Отчет о движении денег на счетах государственного учреждения по источникам финансирования»
Форма 4 «Отчет об изменениях чистых активов/капитала»
Форма 5 «Пояснительная записка»
Формы бюджетной отчетности:
Отчет об исполнении плана финансирования - форма № 2-б
Отчет об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг) - форма № 4-б
Отчет по деньгам, передаваемым государственному учреждению на условиях их возвратности - форма № 4-д
Отчет о поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи - форма № 4-сп
Отчет о движении долгосрочных активов - форма № 5-б
Отчет о движении запасов - форма № 6
Отчет по грантам - форма № 12
Отчет о кредиторской задолженности по форме КЗ-Б
Отчет о кредиторской задолженности по форме КЗ-П
Отчет о дебиторской задолженности по форме ДЗ-Б
Отчет о дебиторской задолженности по форме ДЗ-П
Комплект также содержит набор контрольных соотношений для внутриформенного и межформенного контроля показателей отчетов, набор алгоритмов элиминации (автоматического исключения) взаимосвязанных показателей из сводной отчетности.
Включенные в комплект бланки форм бюджетной и финансовой отчетности соответствуют оригиналам, утвержденным Министерством Финансов Республики Казахстан.
Для обновления комплекта бюджетной отчетности предусмотрен Помощник загрузки комплекта отчетности.
Конструктор форм отчетности
В «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» предусмотрена возможность самостоятельной разработки отраслевых форм отчетности в дополнение к типовому комплекту или модификация существующих форм отчетности: добавление новых вариантов бланков, алгоритмов заполнения, проверки правильности предоставленных данных. Разработка форм отчетности производится в пользовательском режиме. Созданные пользователем формы отчетности могут быть загружены для использования в информационных базах программ «1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» и «1С:Предприятие 8. Бухгалтерский учет для государственных учреждения Казахстана», редакции 3.0.
Импорт отчетности
Импорт финансовой и бюджетной отчетности, выгруженной в форматах фирмы «1С», осуществляется путем создания настроек, описывающих правила загрузки отчетности, с использованием следующих инструментов:
Встроенный почтовый клиент позволяет вести переписку и обеспечивает обмен данными по электронной почте. Почтовый ящик проверяется на наличие файлов отчетности. Поддерживается поиск электронных писем по контактным лицам, учреждениям или пользователям
Реализован импорт данных бюджетной отчетности непосредственно из электронных писем, из файлов, сохраненных в локальном или сетевом каталоге, из файлов, сохраненных на FTP-ресурсе или с электронных носителей информации
Операции по загрузке бюджетной и финансовой отчетности реализованы в виде пакетной обработки файлов – одновременной загрузки всех данных отчетности, исключающей необходимость пообъектного импорта для каждого файла отчетности. При этом пакетная обработка обеспечивает непосредственную загрузку файлов отчетности в хранилище
Предусмотрен непосредственный ввод данных отчетности с бумажных носителей (заполнение типовых форм) в случае отсутствия бюджетной и финансовой отчетности в электронном виде
Хранение файлов отчетности
Отчетность, предоставляемая в электронном виде, сохраняется в информационной базе в виде исходных файлов. При работе с отчетом реализован быстрый доступ к исходному файлу отчетности, который отображается в виде унифицированного бланка для каждой формы отчета.
Все загруженные файлы бюджетной и финансовой отчетности полностью версионируются, что позволяет отследить историю предоставления отчета учреждения от первой версии до последней. При повторной загрузке контролируется дата и время изменения файла. Каждый новый файл загружается под новой версией. Дублирования файлов не происходит. На основании любой из версий файла может быть введен отчет.
Обработка отчетности
Работа с бюджетной и финансовой отчетностью осуществляется параллельно каждым Пользователем в рамках его должностных обязанностей и обеспечивает эффективное взаимодействие между всеми участниками процесса в рамках единого информационного пространства по следующим направлениям:
Настройка правил автоматического заполнения форм отчетности на основании данных, хранящихся в информационной базе. Создание правил обработки производится параметрически в режиме «1С:Предприятие» и не требует специальных навыков программирования
Автоматическая обработка отчетности по исключению взаимосвязанных показателей, в том числе: определение соответствия взаимосвязанных показателей, их сверка и формирование элиминирующих корректировок для исключения взаимосвязанных оборотов из других форм отчетности
Предусмотрена возможность создания и использования дополнительных печатных форм, которые формируются по произвольному алгоритму
Проверка отчетности
В программе предусмотрены разнообразные формы контроля предоставляемой и формируемой отчетности.
При приемке отчетности может быть проведен формальный, форматный и логический контроль.
Организационный контроль. Для каждого учреждения можно установить перечень форм, обязательных для предоставления в отчетном периоде, и отслеживать их предоставление.
Форматный контроль. При приемке отчетности производится проверка заполнения обязательных реквизитов формы и их соответствие классификаторам программы.
Логический контроль. Программа содержит средства логического контроля показателей отчетности, которые позволяют провести внутриформенный и межформенный контроль показателей исходной и консолидированной отчетности. Логический контроль показателей отчетности производится с помощью механизма Правил проверки, использующих контрольные соотношения.
Контрольные соотношения поставляются в типовом комплекте форм отчетности, а также могут быть созданы Пользователем. Программа содержит средства для создания контрольных соотношений, сборки из них правил проверки отчетов. Контрольные соотношения могут содержать любые формулы расчета контролируемых показателей, а также алгоритмы проверки на встроенном языке «1С:Предприятия 8».
Контроль может применяться как для проверки отчетов текущего периода, так и для сверки данных отчетов за разные отчетные периоды.
Предусмотрена как комплексная проверка отчетов с использованием всех видов контроля, так и проверка по определенным видам контроля.
Предусмотрена возможность проведения контроля непосредственно при загрузке отчетов подведомственных учреждений в информационную базу.
Протокол может быть сформирован, выведен на экран, на принтер, сохранен в файле в форматах .txt, .html, .xls (Microsoft Excel) или отправлен по электронной почте в автоматическом режиме.
Консолидация отчетности
Консолидация бюджетной и финансовой отчетности осуществляется с помощью различных функций, включенных в программный продукт:
Построение организационной структуры участников процесса сбора и консолидации бюджетной и финансовой отчетности с возможностью определения версионируемых периметров консолидации отчетности реализует возможность многоуровневой поэтапной консолидации. Отчеты, подлежащие консолидации, могут быть разбиты на произвольные группы и сводиться отдельно друг от друга
Одновременная консолидация данных по одной или нескольким формам отчетности реализована встроенной функцией консолидации, предусматривающей возможность консолидации любой отчетной формы по указанному периметру или гибкой настройки правил консолидации в зависимости от форм отчетности, состава участников и алгоритмов формирования сводного отчета
Промежуточная консолидация одной или нескольких форм бюджетной и финансовой отчетности в ходе процесса сбора отчетности реализована с помощью встроенной возможности обработки данных отчетности, находящейся в информационной базе
Повторное формирование консолидированного отчета после внесения исправлений в отчеты подведомственных учреждений может производиться в рамках групповой обработки перезаполняемых форм отчетности и исключает необходимость выполнения отдельной операции для каждой формы отчета
Анализ и корректировка консолидированных данных
Межформенный и внутриформенный контроль согласования показателей консолидированного отчета осуществляется на основе использования правил проверки отчетности.
Расшифровка (детализация) показателей консолидированного отчета производится с помощью встроенного механизма расшифровки данных по периметру консолидации или с помощью настройки аналитического отчета и получения произвольных выборок данных отчетности учреждений.
Повторное формирование консолидированного отчета после внесения исправлений в отчеты подведомственных учреждений может производиться в рамках групповой обработки перезаполняемых форм отчетности и исключает необходимость выполнения отдельной операции для каждой формы отчета.
Экспорт отчетности
«1С:Предприятие 8. Свод отчетов для Казахстана» поддерживает экспорт данных отчетности в форматах 1С. Выгрузка данных консолидированной бюджетной и финансовой отчетности может быть выполнена в любом формате с помощью внешних подключаемых алгоритмов.
