Входные показатели:
Soft Key — компания, специализирующаяся на автоматизации бизнеса с использованием 1С-решений.

О компании:

Soft Key — компания, специализирующаяся на автоматизации бизнеса с использованием 1С-решений. Предлагает услуги по продаже и поддержке облачных сервисов 1C:Fresh, а также разработку индивидуальных решений для бизнеса. Компания также проводит обучающие курсы и предоставляет консультационные услуги в области автоматизации.

Основные проблемы с которыми столкнулась компания Soft Key:

1. Неэффективность обработки заявок: Все обращения клиентов фиксировались вручную, что приводило к потере данных, дублированию информации и задержкам в ответах.
2. Отсутствие централизованной базы клиентов: Каждый отдел работал в отдельных системах или таблицах, что осложняло мониторинг и управление сделками, а также препятствовало общему контролю за процессами.
3. Ручной документооборот: Подготовка и отправка договоров занимала много времени, а также была подвержена ошибкам из-за вручную заполняемых данных.
4. Отсутствие автоматизации процессов: Большая часть работы, включая контроль задач и анализ показателей, выполнялась вручную, что замедляло процессы и снижало эффективность.

Процесс внедрения CRM для Soft Key: Шаги и решения

Шаг 1: Предпроектный анализ и аудит текущих процессов

На старте проекта мы провели детальный анализ существующих бизнес-процессов в компании Soft Key. Изучили обработку заявок, ведение сделок, документооборот и взаимодействие между отделами.

• Задачи решались в следующих отделах:
  • Отдел продаж: выявлены проблемы с обработкой заявок, потерей лидов и ручным вводом данных.
  • Отдел документооборота: определена необходимость ускорения подготовки и отправки договоров.
  • Руководство компании: требовалось внедрение инструментов контроля и аналитики по процессам.

Шаг 2: Проектирование и настройка CRM

На основе проведённого анализа мы спроектировали структуру CRM, включающую пять отдельных воронок продаж для различных направлений бизнеса:

1. Лиды — для регистрации первичных обращений.
2. Курсы — для управления обучающими программами.
3. 1C:Fresh — для обслуживания клиентов облачных решений.
4. Разработки — для индивидуальных проектов по автоматизации.
5. Консультации — для платных и бесплатных консультаций.

Это позволило разделить клиентские потоки и выстроить структурированную обработку заявок по каждому направлению.

Шаг 3: Автоматизация процессов

Мы настроили роботов и автоматические задачи на всех этапах сделок, что позволило автоматизировать ключевые процессы:

• Автоматическое распределение заявок и задач между менеджерами.
• Уведомления о сроках и контроль ключевых этапов сделок.
• Автоматическое заполнение данных в карточках клиентов для исключения ошибок.

Шаг 4: Автоматизация документооборота

Был внедрён механизм автоматического формирования документов на основе данных CRM:

• Автоматическая генерация договоров из карточек сделок.
• Отправка документов клиентам напрямую из CRM в один клик.

Это значительно ускорило оформление договоров и снизило риск ошибок.

Шаг 5: Обучение сотрудников и запуск системы

После внедрения CRM мы провели обучение сотрудников Soft Key работе в новой системе:

• Менеджеры освоили работу с лидами, сделками и задачами.
• Руководители получили навыки работы с аналитикой и отчётами.
• Отдел документооборота освоил генерацию и обработку документов в CRM.

Шаг 6: Подключение аналитики и отчетности

Мы внедрили систему аналитики и управленческих дашбордов, предоставляющих руководству полную картину бизнеса:

• Аналитика продаж и эффективности сотрудников.
• Статистика по заявкам и сделкам.
• Прогнозирование и анализ динамики ключевых направлений бизнеса.

Задачи, решаемые проектом:

1. Отдел продаж: Улучшена обработка лидов, автоматизированы этапы сделок, исключены дублирования и потери данных.
2. Отдел документооборота: Ускорена подготовка и отправка договоров с помощью шаблонов и автозаполнений.
3. Руководство: Получение актуальных отчетов в реальном времени, улучшение прозрачности и контроля за бизнес-процессами.
4. Менеджеры и исполнители: Автоматические задачи и уведомления, ускорение выполнения работы, минимизация ошибок.

Этот подход позволил нам не только автоматизировать процессы, но и значительно улучшить взаимодействие между отделами, повысив общую эффективность бизнеса Soft Key.