Электронный трудовой договор - веление времени

(По материалам сайта МТСЗН - www.enbek.gov.kz),

Министерство труда и социальной защиты населения РК (www.enbek.gov.kz), в мае текущего года сделало заявление, о том, что система учета электронных трудовых договоров будет запущена в промышленную эксплуатацию в 2019 году.

Электронный трудовой договор – трудовой договор, оформленный в электронном виде и подписанный посредством электронных подписей.

Сейчас Трудовой Кодекс РК и Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года N 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»,допускает возможность оформления кадровой документации и в том числе трудового договора в электронной форме.

В связи с этим, о ходе цифровизации трудовой и социальной сферы было сообщено общественности на заседании Правительства РК под председательством Премьер-Министра Бакытжана Сагинтаева, с участием Министра труда и социальной защиты населения М. Абылкасымовой,Министра информации и коммуникаций Д. Абаева. Как отметила М. Абылкасымова, на текущий день уже действует Единая информационная система социально-трудовой сферы, которая содержит в себе 11 информационных подсистем по всем направлениям деятельности ведомства, таких как труд, занятость, социальное страхование, пенсионное и социальное обеспечение, социальная поддержка, специальные социальные услуги и миграция.

Министерство труда и социальной защиты населения (МТСЗН) сообщило о трех масштабных проектах, которые оно запускает в нынешнем году в рамках «Цифрового Казахстана», на которых и будет основан институт Электронных трудовых договоров.

Первый из них, это дальнейшее развитие Единой информационной системы социально-трудовой сферы, основным приоритетом которой станет совершенствование качества оказываемых услуг населению. Эта система обеспечивает персонифицированный учет более 15 млн казахстанцев, которым с самого рождения и в течение всей жизни оказывает автоматизированные услуги на всех ее этапах.

Второй крупный проект цифровизации социально-трудовой сферы, это Электронная биржа труда, которая основана и запущена для упрощения процесса трудоустройства, сообщает пресс-служба МТСЗН.

Она является первым исполненным проектом Госпрограммы «Цифровой Казахстан». Процесс трудоустройства граждан переведён в электронный формат и сформирована крупнейшая база соискателей и вакансий.

Электронная Биржа труда будет интегрирована с электронными системами других госорганов, в частности, Минздрава и МОН РК. На базе ЭБТ будет создана система ведения профиля работника и учета трудовых договоров e-HR. Сайт enbek.kz станет основой для проекта системы учета электронных трудовых договоров, который также будет внедрен в ближайшее время (С. Жакупова, вице Министр МТСЗН), также ведомство дополнительно проработает вопрос упрощения регистрации договоров.

Сегодня ресурс ЭБТ объединяет 61 тысячу работодателей и 230 тысяч соискателей по всей республике и уже 126 тысяч человек нашли работу.

Вся информация на ЭБТ доступна бесплатна, круглосуточна, вне зависимости от местонахождения пользователей.

База данных ЭБТ складывается за счет предоставления сведений центрами занятости населения, информации, которую размещают работодатели самостоятельно, а также через частные агентства занятости, средств массовой информации и онлайн-площадок по трудоустройству.

В целом, к ресурсу биржи подключены 45 частных агентств занятости, 4 СМИ и 6 сайтов по поиску работы. Для удобства пользователей ЭБТ владеет своими официальными страницами в социальных сетях - Facebook, VK, ОК, Twitter, Instagram и каналом в Telegram, где каждый день публикуются актуальные вакансии и последние новости в сфере рынка труда.

Третий крупный проект, это внедрение системы учета электронных трудовых договоров. Вице-министр МТСЗН РК Н. Мукушев, пояснил механизмы внедрения и реализации проекта АИС «Единая система учета электронных трудовых договоров». Данный проект позволит вести учет трудовых договоров по всей республике и оптимизировать процесс трудоустройства.

«Работодатель заключает договор с потенциальным работником и адресует информацию о заключенном договоре в единое хранилище посредством веба сервисов. Кроме того, становится непременной регистрация привносимых в него изменений, а также сведений при прекращении их действия» - рассказал вице-министр МТСЗН.

Также вице-министр отметил, что внедрение электронных трудовых договоров будет способствовать упрощению процесса трудоустройства, как для физических лиц, так и для работодателя.

«Министерство предлагает работодателю формировать электронное личное дело. На текущий день при трудоустройстве физические лица предоставляют пакет документов на бумажном носителе. Мы предлагаем адресовать ИИН потенциального работника в единое хранилище (с его согласия на обработку персональных данных). В ответ работодатель получит заверенную электронную информацию по удостоверению личности, диплому об образовании и т.д.» - отмечает Н. Мукушев.

Особое внимание вице-министр обратил на то, что в настоящее время Министерством подготовлен пакет поправок в законодательство с целью урегулирования правового статуса электронных трудовых договоров и обязательств работодателя по предоставлению сведений о трудовых отношениях.

Введение электронных трудовых договоров облегчит процесс трудоустройства для работников. Поскольку личное дело работника будет формироваться автоматически, отпадет нужда в сборе документов. Для работодателя оптимизируется кадровое делопроизводство, включая найм и передвижение сотрудников. Также, благодаря доступу к электронному личному делу кандидата, он сможет получать достоверные данные по удостоверению личности, диплому об образовании, трудовой деятельности, стаже и квалификации работника. Соответственно, подбор работников станет более качественным.

Вице-министр также сообщил, что введение единой системы учета электронных трудовых договоров, реализовывается вместе c бизнесом - общее хранилище разработано Министерством, а решения для работодателей, предлагается разработать IТ-компании.
В электронном договоре будут указаны все данные бумажного носителя, а именно: реквизиты сторон, условия труда, режим отдыха, размер заработной платы, права и обязанности работника и работодателя. Подписываться он будет электронной цифровой подписью (ЭЦП). Переведенные в электронный формат трудовые договоры приведут к автоматизации кадрового учета, исключению бумажных трудовых книжек и других бумажных документов.

При этом, заключая электронный трудовой договор, ни работодателю, ни сотруднику не нужно заключать и хранить его в бумажном виде, так как электронный формат документа приравнивается к письменному, согласно, Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Электронный документооборот может совершаться между государственными органами, физическими и юридическими лицами. Информация, представленная в электронно-цифровой форме, удостоверяется посредством электронной цифровой подписи, которая гарантирует достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания.

Важно, что и взаимоотношения между участниками системы электронного документооборота, также регулируются Законами и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан. Вице министр Н. Мукушев отметил, что работодатель вправе использовать автоматизированную систему кадрового делопроизводства, при получении от работника заявлений, уведомлений и других документов, а также для ознакомления работников с актами работодателя, если это было заранее оговорено при заключении трудового договора или на основании письменного согласия сотрудника, в том числе, заверенного посредством ЭЦП.

Министерством труда ведутся все персональные данные работников, за которых перечисляются обязательные платежи: в ЕНПФ, в ОСМС и соц. отчисления. Набирать в ручном режиме ИИН работника, ФИО, место жительства, дату рождения и так далее - не нужно, это всё подаётся в автоматическом режиме. Инспектору отдела кадров остается лишь выбрать из справочника классификатора занятий должность, которую работник занимает на предприятии и ввести сроки действия его договора.

Но при этом наличествуют отдельные административные издержки. Первая издержка - наличие электронной цифровой подписи у сторон, как у работодателя, так и у соискателя. У работника уже должна быть электронная цифровая подпись при заключении договора. Вторая издержка - доступ к Интернету, чтобы можно было воспользоваться им при заключении трудового договора. Других издержек не просматривается.

Источник: Официальный Интернет-ресурс Министерства труда и социальной защиты населения РК.

Итак, подведем итоги:

Трудовой договор в электронном виде даёт ряд преимуществ:

• Экономия времени для оформления нужных документов.
• Экономия средств работника и работодателя.
• Позволит легализовать работников, которые работали по удалённой системе без оформления, по устной договорённости.

К недостаткам относят следующее:

• Необходимо предварительно сделать электронные подписи, на оформление которых потребуется время и дополнительные расходы работодателя.
• Законодательством не предусмотрена возможность применения такого кадрового документа в качестве доказательства в суде или других государственных органах при необходимости.
• Отсутствие упорядоченной системы хранения таких электронных документов вынуждает систематизировать и хранить их бумажные копии, а иногда вести двойную форму ведения договоров и в бумажном и в электронном виде.

Риски:

• Заключая трудовой договор с электронной подписью, не стоит забывать, что он имеет риски, которые задевают обе стороны.

Возможные риски представлены в таблице.

P.S. от IT Компании Profi Soft.

Как будет происходить интеграция сервиса электронных трудовых договоров с кадровыми системами предприятий 1С?

АО «Центр развития трудовых ресурсов» в рабочем порядке одобрило компанию Profi Soft в качестве интегратора между web сервисом Enbek и системой 1С: Предприятие.
В настоящее время в компанииProfi Soft ведется разработка модуля 1С совместимо со следующими программными продуктами: Бухгалтерия для Казахстана редакция 3.0, Зарплата и Управление Персоналом.
В систему ЗУП и БК будет устанавливаться решение, которое позволит выгружать кадровые данные из системы 1С в WEB сервис автоматически по запросу кадрового отдела. И в дальнейшем все кадровые изменения в программе будут синхронизироваться с сервисом. Такое решение 1С совместимо и сократит издержки ручного ввода всей кадровой информации в WEB сервис. Пользователи 1С смогут работать в своем привычном интерфейсе 1С: Предприятие и использовать электронные трудовые договора.
Безопасно ли будут передаваться данные между 1С и сервисом Enbek?
Для передачи данных используется надежный транспортный протокол HTTP(S)
Требования к организации защиты информации:
1) сохранность данных должна обеспечиваться посредством мероприятий технического и организационного характера. Информационное взаимодействие ИС кадрового учета предприятия и АИС ЕСУТД должно осуществляется через ВШЭП;
2) в целях защиты передаваемых сведений в ИС кадрового учета предприятия, АИС ЕСУТД и ВШЭП должна применяться ЭЦП, выданная НУЦ РК;
3) организационные мероприятия должны регулировать доступ персонала к серверам, активному сетевому оборудованию, системе электропитания серверов;
4) Безопасность на физическом уровне должна обеспечиваться за счет использования ЕТС ГО по HTTPS протоколу посредством передачи XML SOAP сообщений между сервисами;
5) ВШЭП обеспечивает своевременную передачу полученных данных и защиту данных от несанкционированного доступа на уровне прикладного программного обеспечения.
Компания Profi Soft может индивидуально рассмотреть интеграцию и автоматизацию вашей кадровой системы на 1С: Предприятии с сервисом Enbek.

Бизнес-процесс сервиса Формирования личного дела Работника:

*В случает если Работник имеет Личный кабинет на Egov.kz или состоит в базе мобильных граждан

1. Работодатель направляет запрос в АИС ЕСУТД через интеграционную шину на получение информации о работнике для формирования личного дела Работника с предоставлением ИИН и подписывает ЭЦП организации;
2. ВШЭП проверяет ЭЦП работодателя на соответствие и валидность. В случае положительной проверки запрос отправляется в АИС ЕСУТД, в случае отрицательной проверки Работодателю отправляется сообщение об ошибке с указанием кода ошибки и последующие пунты пропускаются;
3. АИС ЕСУТД производит ФЛК на соответствие требованиям, в случает обнаружения несоответствий отправляет уведомление Работодателю с указанием кода ошибки;
4. В случае успешного прохождения ФЛК на соответствие требованиям, АИС ЕСУТД отправляет запрос Работнику в личный кабинет на ПЭП egov.kz, либо посредством СМС (в случае наличия Работника в базе мобильных граждан) для подтверждения либо отклонения запроса;
5. Работник принимает решение на подтверждение или отклонение запроса на обработку персональных данных по нему и отправляет ответ в АИС ЕСУТД;
6. На основании подтверждающего ответа Работника АИС ЕСУТД посредством интеграции с ИС ГО подтягиваются данные и формируется пакет документов для личного дела Работника, в случае если Работник отклонил запрос на получение персональных данных по нему, АИС ЕСУТД отправляет сообщение Работодателю об отказе в предоставлении данных с указанием причины и последующие пункты пропускаются;
7. Формируется пакет данных о Работнике и отправляется в информационную систему Работодателя;
8. Работодатель формирует Личное дело Работника и на основании полученных персональных данных принимает решение заключить договор или отказать.

Предварительно продажи на сервис можно оформить на нашем сайте: service-etd.kz

Приложение:

https://pro1c.kz/news/zakonodatelstvo/sistema-ucheta-elektronnykh-trudovykh-dogovorov-budet-zapushchena-v-promyshlennuyu-ekspluatatsiyu-v-/
https://pro1c.kz/news/zakonodatelstvo/zaklyucheniya-trudovogo-dogovora-v-elektronnom-formate/
http://online.zakon.kz/Document/?doc_id=38669871#pos=3;-230
http://www.enbek.gov.kz/sites/default/files/20180105_v2._edinaya_sistema_ucheta_trudovyh_dogovorov-3.pdf
https://www.inform.kz/ru/v-kazahstane-vnedryat-elektronnye-trudovye-dogovora_a3358564
https://uchet.kz/news/trudovoy-dogovor-mozhno-zaklyuchat-v-elektronnom-vide/
https://www.ktk.kz/ru/news/video/2017/11/21/84877/
https://forbes.kz/process/technologies/kak_i_kogda_rabotodateli_pereydut_na_elektronnyie_trudovyie_dogovoryi/
https://rcpp.kz/new722.html
https://kursiv.kz/news/obschestvo/2018-08/mintruda-gotovit-perekhod-kazakhstana-na-elektronnye-trudovye-dogovora

Рекомендуем: 

Автоматизация бизнеса и бизнес-процессов

Продукты Битрикс24

Автоматизация производственного процесса

Автоматизация торговли

Разработка сайтов