Как управлять производством под заказ в Bitrix24

Производство под заказ — один из самых сложных сценариев для автоматизации.

В отличие от торговли готовым товаром, здесь продажа запускает целую цепочку:

заявка → техническое задание → расчёт → согласование → предоплата → производство → контроль → готовность → отгрузка.

Именно поэтому обычной CRM-воронки часто недостаточно.

Менеджеру нужно видеть не только клиента и сумму сделки, но и:

• что именно заказано;
• утверждена ли спецификация;
• поступила ли предоплата;
• запущено ли производство;
• на каком этапе находится заказ;
• когда он будет готов;
• есть ли риск просрочки;
• можно ли уже готовить отгрузку.

Bitrix24 позволяет выстроить такой процесс как клиентский и операционный контур, особенно если использовать:

• CRM;
• смарт-процессы;
• задачи;
• роботов;
• согласования;
• интеграцию с 1С;
• BI;
• при необходимости AI.

Но важно правильно определить границы системы.

Bitrix24 хорошо подходит для управления клиентским заказом и взаимодействием подразделений, но сложный производственный учёт, себестоимость, MRP, технологические операции и склад чаще разумнее оставлять в 1С, ERP или MES.

Разберём, как построить управление производством под заказ в Bitrix24.

Что такое производство под заказ

Это модель, при которой компания начинает изготовление после появления конкретной потребности клиента.

Например:

• мебель;
• металлоконструкции;
• оборудование;
• двери;
• окна;
• спецодежда;
• промышленная упаковка;
• рекламные конструкции;
• индивидуальные изделия.

В таком бизнесе заказ часто уникален.

У него могут быть:

• свои размеры;
• материалы;
• комплектация;
• чертежи;
• сроки;
• технические условия.

Поэтому система должна управлять не просто товаром, а конкретным клиентским заказом.

Почему производство под заказ сложно вести только в обычной сделке

В сделке можно хранить:

• клиента;
• сумму;
• товары;
• этап.

Но при сложном заказе возникает слишком много данных:

• техническое задание;
• версия спецификации;
• согласования;
• производственный номер;
• ответственный технолог;
• дата запуска;
• готовность;
• причина задержки;
• история изменений.

Если всё это сложить в одну карточку сделки, CRM быстро становится перегруженной.

Поэтому удобнее разделять:

Сделка = коммерческий процесс

и

Производственный заказ = отдельный связанный процесс.

Как выглядит правильная архитектура

Один из рабочих вариантов:

Bitrix24 CRM

↓

Сделка клиента

↓

Смарт-процесс "Производственный заказ"

↓

1С / производственный контур

↓

Статусы и даты обратно в Bitrix24

То есть менеджер работает с клиентом в CRM, а производственный процесс существует как отдельный связанный объект.

Шаг 1. Создать сделку клиента

В сделке фиксируются:

• компания;
• контакт;
• потребность;
• бюджет;
• источник;
• менеджер;
• планируемый срок.

На этом этапе ещё не обязательно создавать производственный заказ.

Сначала нужно понять, реальна ли сделка.

Шаг 2. Зафиксировать техническое задание

Для производства под заказ это критично.

Техническое задание может включать:

• размеры;
• материал;
• цвет;
• мощность;
• конструкцию;
• комплектацию;
• чертежи;
• фотографии;
• технические требования.

Если параметров много, можно использовать отдельный смарт-процесс:

Технический расчёт.

Тогда инженер или технолог получает отдельную карточку с понятной задачей.

Шаг 3. Назначить инженера или технолога

После получения ТЗ Bitrix24 может автоматически:

• создать смарт-процесс;
• назначить ответственного;
• поставить срок;
• передать файлы;
• уведомить сотрудника.

Например:

Сделка №1025

автоматически создаёт:

Технический расчёт №358

Ответственный:

инженер-конструктор.

Шаг 4. Подтвердить возможность изготовления

Инженер возвращает в CRM:

• возможно ли производство;
• какие материалы нужны;
• предварительный срок;
• особые условия;
• стоимость или данные для расчёта.

Менеджеру не нужно собирать информацию по чатам.

Шаг 5. Рассчитать стоимость

Стоимость заказа может рассчитываться:

• в Bitrix24;
• в 1С;
• в отдельном калькуляторе;
• вручную инженером.

Главное, чтобы итог возвращался в сделку.

Например:

Материалы: 2 400 000 ₸
Работы: 1 100 000 ₸
Логистика: 200 000 ₸
Цена клиенту: 4 500 000 ₸

В зависимости от прав сотруднику можно показывать только нужные показатели.

Шаг 6. Согласовать цену и скидку

Bitrix24 можно использовать для согласования нестандартных условий.

Например:

Скидка до 5% — менеджер.

5–10% — РОП.

Более 10% — директор.

После согласования система фиксирует решение и не позволяет незаметно изменить условия.

Шаг 7. Зафиксировать финальную спецификацию

До запуска производства должна существовать одна утверждённая версия заказа.

Например:

Спецификация №3 — утверждена клиентом.

В неё входят:

• перечень изделий;
• характеристики;
• количество;
• цена;
• срок;
• чертежи.

Это становится основой производственного задания.

Почему это важно

Без фиксации финальной версии возникают ситуации:

• производство работает по старому файлу;
• менеджер уже согласовал новое;
• клиент считает, что изменения приняты.

Поэтому версия должна быть зафиксирована до запуска.

Шаг 8. Определить условия запуска производства

Производство не должно стартовать просто потому, что менеджер перевёл сделку дальше.

Можно установить набор условий.

Например:

• договор подписан;
• спецификация утверждена;
• предоплата 50%;
• технический расчёт завершён.

Только если все условия выполнены:

Создать производственный заказ.

Шаг 9. Создать производственный заказ автоматически

В Bitrix24 можно создать отдельный смарт-процесс:

Производственный заказ.

Он связывается с:

• клиентом;
• сделкой;
• техническим расчётом.

В карточку передаются:

• продукция;
• количество;
• спецификация;
• срок;
• файлы;
• менеджер;
• производственный ответственный.

Какие стадии можно использовать

Например:

1. Новый заказ.
2. Подготовка.
3. Ожидает материалов.
4. Готов к запуску.
5. В производстве.
6. Контроль качества.
7. Готов.
8. Передан на склад.
9. Завершён.

Для простого производства этого может быть достаточно.

Когда смарт-процесса Bitrix24 хватает

Он может хорошо работать, если:

• этапов немного;
• нет сложного планирования мощностей;
• не требуется детальный учёт материалов;
• производственный процесс относительно простой;
• основная задача — контроль статусов и ответственности.

Например:

небольшое мебельное производство или изготовление рекламных конструкций.

Когда нужно подключать 1С или ERP

Если производство требует:

• спецификаций;
• материалов;
• резервов;
• закупок;
• расчёта себестоимости;
• сложного планирования;
• технологических операций;

лучше использовать 1С или другую специализированную систему как производственный источник.

Тогда Bitrix24 управляет клиентской частью и получает ключевой статус.

Шаг 10. Передать заказ в 1С

Если производство ведётся в 1С, после запуска можно передать:

• клиента;
• заказ;
• продукцию;
• количество;
• спецификацию;
• срок;
• технические параметры.

В 1С создаётся производственный или клиентский заказ.

Его ID возвращается в Bitrix24.

Шаг 11. Связать CRM и производственный заказ по ID

Например:

Deal ID Bitrix24: 1258

↓

Production Order ID 1С: 78142

Эта связь нужна, чтобы:

• возвращать статус;
• обновлять дату;
• не создавать дубли;
• понимать историю.

Нельзя полагаться только на номер или название.

Шаг 12. Показывать менеджеру статус изготовления

В карточке сделки можно вывести блок:

Заказ: PR-458
Статус: В производстве
Готовность: 65%
Плановая дата: 30 августа
Прогноз: 1 сентября
Причина риска: задержка материала

Менеджеру не нужно звонить производству.

Шаг 13. Контролировать сроки

У заказа должны быть минимум три даты:

• обещанная клиенту;
• внутренняя производственная;
• прогнозируемая.

Например:

Клиенту: 30 августа
Внутренний план: 28 августа
Прогноз: 31 августа

Система понимает:

Риск просрочки +1 день.

И создаёт уведомление.

Шаг 14. Автоматически уведомлять о рисках

Можно настроить сценарии.

Например:

До срока 5 дней, заказ ещё на стадии "Ожидает материалов"

↓

Уведомить:

• начальника производства;
• менеджера.

Или:

Прогноз > обещанного срока

↓

Статус:

Высокий риск.

Шаг 15. Фиксировать причину задержки

Причину лучше выбирать из списка.

Например:

• материалы;
• поставщик;
• оборудование;
• загрузка;
• изменение клиента;
• ошибка расчёта;
• контроль качества.

Тогда позже можно анализировать проблемы.

Шаг 16. Управлять изменениями заказа

В производстве под заказ это особенно важно.

Клиент может изменить:

• размер;
• количество;
• материал;
• комплектацию.

После запуска нельзя просто изменить поле в сделке.

Правильный процесс:

Запрос изменения

↓

Оценка производства

↓

Перерасчёт стоимости и срока

↓

Согласование

↓

Новая версия

↓

Передача производству

Почему нужна отдельная сущность "Изменение заказа"

Она позволяет фиксировать:

• что попросил клиент;
• кто согласовал;
• как изменилась цена;
• как изменился срок;
• какая версия стала текущей.

Это снижает количество споров.

Шаг 17. Хранить все файлы рядом с заказом

В производстве под заказ файлы критичны.

Например:

• чертёж;
• спецификация;
• фотография;
• эскиз;
• технический паспорт.

Важно, чтобы сотрудник видел актуальную версию в карточке заказа.

Не в личной переписке.

Шаг 18. Автоматизировать задачи сотрудникам

По стадиям можно автоматически создавать:

Технологу — проверить ТЗ.

Снабжению — обеспечить материал.

Производству — изготовить.

ОТК — проверить.

Складу — принять готовую продукцию.

Каждая задача имеет срок и ответственного.

Шаг 19. Управлять приоритетами

Все менеджеры считают свои заказы срочными.

Поэтому приоритет должен определяться системой.

Например:

• обычный;
• высокий;
• критический.

Повышение приоритета может требовать согласования.

Это помогает избежать хаотичного вмешательства продаж в производственный план.

Шаг 20. Контролировать материалы

Если материалы учитываются в 1С, в Bitrix24 можно возвращать упрощённый статус:

Материалы обеспечены

или

Не хватает материалов.

Менеджеру не обязательно видеть каждую позицию сырья.

Но он должен понимать, влияет ли это на срок клиента.

Шаг 21. Связать производство с оплатой

Например:

Предоплата 50% → запуск.

Оплата 90% → готовность к отгрузке.

100% → разрешена отгрузка.

Если фактические оплаты приходят из 1С, Bitrix24 может автоматически запускать необходимые действия.

Шаг 22. Управлять частичной готовностью

Большой заказ может изготавливаться партиями.

Например:

Заказано: 1 000 шт.
Готово: 600 шт.
Осталось: 400 шт.

CRM должна уметь показать это менеджеру.

Клиент может принять решение о частичной отгрузке.

Шаг 23. Автоматизировать готовность к отгрузке

Когда заказ получает статус:

Готов

можно автоматически:

• уведомить менеджера;
• проверить оплату;
• создать задачу складу;
• создать задачу логисту.

Так производство запускает следующий этап без ручной передачи.

Шаг 24. Завершать производственный заказ после фактического исполнения

Статус:

Произведено

и

Заказ завершён

не всегда одно и то же.

После производства могут оставаться:

• контроль качества;
• упаковка;
• склад;
• документы.

Лучше завершать процесс после выполнения предусмотренной цепочки.

Как может выглядеть карточка производственного заказа

Например:

Основное

Заказ: PR-458
Клиент: ТОО «Альфа»
Сделка: №1258
Менеджер: Иван Иванов

Продукция

Изделие: Металлоконструкция X
Количество: 20

Производство

Статус: В производстве
Готовность: 65%
Ответственный: Участок №2

Сроки

Обещано клиенту: 30 августа
Внутренний план: 28 августа
Прогноз: 31 августа
Риск: Высокий

Документы

Спецификация: версия 3
Чертёж: актуальный

Финансы

Предоплата: 50%

Так менеджер и руководитель получают понятную картину.

Что видит производственный сотрудник

Ему может быть нужен другой интерфейс:

• заказ;
• продукция;
• количество;
• срок;
• чертёж;
• приоритет;
• текущая задача.

Не нужно показывать ему всю коммерческую историю клиента.

Что видит руководитель производства

Ему нужен список:

• новые заказы;
• в работе;
• под риском;
• просроченные;
• готовые.

Дополнительно:

• сроки;
• ответственные;
• приоритеты;
• причины задержек.

Что видит РОП

Руководитель продаж может видеть:

• какие клиентские заказы в производстве;
• какие под риском;
• какого клиента нужно предупредить.

Так продажи управляют ожиданиями клиента до возникновения конфликта.

Что видит собственник

Собственнику нужен агрегированный дашборд.

Например:

Заказов в производстве: 58
Сумма: 190 млн ₸
В срок: 44
Под риском: 9
Просрочено: 5
Готово к отгрузке: 17 млн ₸

Это уже инструмент управления бизнесом.

Какие KPI стоит отслеживать

Для производства под заказ полезны:

• процент заказов в срок;
• средний производственный цикл;
• отклонение план/факт;
• количество переносов;
• доля заказов под риском;
• причины задержек;
• количество изменений после запуска;
• время от оплаты до запуска;
• время от готовности до отгрузки.

Почему важно измерять изменения после запуска

Если менеджеры постоянно меняют заказы уже после начала производства, это создаёт:

• потери времени;
• перерасход материалов;
• снижение производительности.

Поэтому можно измерять:

Доля заказов, изменённых после запуска.

Это хороший показатель качества коммерческой подготовки.

Можно ли управлять всем производством только в Bitrix24

Иногда — да.

Если компания небольшая и процесс относительно простой.

Например:

• 5–10 производственных этапов;
• небольшой каталог;
• нет сложного складского учёта;
• нет MRP;
• нет необходимости рассчитывать загрузку оборудования.

Тогда смарт-процесс Bitrix24 может стать рабочей системой.

Когда Bitrix24 становится недостаточно

Если нужно управлять:

• маршрутными картами;
• станками;
• нормами материалов;
• производственными мощностями;
• детальной себестоимостью;
• сложными резервами;
• MRP;

лучше использовать специализированный контур.

Bitrix24 в таком случае должен оставаться клиентским интерфейсом и процессным уровнем.

Оптимальная архитектура для среднего производства

Часто она выглядит так:

Bitrix24

• клиент;
• сделка;
• ТЗ;
• согласование;
• контроль заказа;
• клиентский статус.

1С

• товары;
• оплаты;
• склад;
• производственный учёт;
• себестоимость.

Производственная система / MES

Если требуется:

• детальное исполнение;
• операции;
• оборудование;
• производственное планирование.

BI

• аналитика собственника.

Все системы связаны.

Как использовать BI

На базе данных можно строить отчёты:

• заказы по этапам;
• производственный портфель;
• просрочки;
• причины задержек;
• загрузка;
• план-факт.

Руководитель не должен просматривать сотни карточек вручную.

Где может помочь AI

После накопления данных AI можно использовать для:

• прогноза просрочки;
• анализа причин задержек;
• поиска аномалий;
• формирования резюме заказа;
• определения риска изменения срока.

Например:

Заказ формально идёт по графику, но похожие заказы обычно задерживаются на 4 дня.

Система может предупредить заранее.

Типовые ошибки управления производством под заказ

Ошибка №1. Вести всё только в сделке

Карточка становится перегруженной.

Ошибка №2. Не разделять продажу и производство

Непонятно, кто отвечает за какой этап.

Ошибка №3. Запускать производство без финальной спецификации

Возникают ошибки.

Ошибка №4. Нет связи с оплатой

Производство запускается раньше или позже необходимого.

Ошибка №5. Менеджер вручную меняет статус

Данные становятся недостоверными.

Ошибка №6. Нет версионности

Производство работает по старой информации.

Ошибка №7. Нет причин задержки

Компания не учится на проблемах.

Ошибка №8. Слишком много производственных статусов в CRM

Менеджеры перестают понимать процесс.

Ошибка №9. Пытаться заменить 1С

Возникает дублирование учёта.

Ошибка №10. Автоматизировать без описания процесса

Система становится сложной, но неуправляемой.

Как внедрять поэтапно

Не нужно сразу строить огромную производственную систему.

Этап 1. Клиентский заказ

• сделка;
• ТЗ;
• согласование.

Этап 2. Производственный смарт-процесс

• заказ;
• этап;
• ответственный;
• срок.

Этап 3. Интеграция с 1С

• заказы;
• оплаты;
• статусы.

Этап 4. Контроль сроков

• прогноз;
• риск;
• причины.

Этап 5. Отгрузка

• готовность;
• склад;
• документы.

Этап 6. BI

• управленческие дашборды.

Этап 7. AI

• прогнозирование.

Так компания получает результат постепенно.

С чего начать проект

Возьмите несколько реальных заказов.

Проследите:

• как они появились;
• кто их согласовывал;
• где хранялось ТЗ;
• кто определял срок;
• как запускалось производство;
• как менеджер узнавал статус.

После этого станет понятно, какие процессы нужно переносить в Bitrix24, а какие оставить в других системах.

Как Profi Soft автоматизирует производство под заказ

В Profi Soft мы рассматриваем Bitrix24 не как замену производственной системе, а как часть единой цифровой архитектуры.

Сначала анализируем путь:

заявка → ТЗ → расчёт → договор → оплата → производство → готовность → отгрузка.

Определяем:

• что должно находиться в Bitrix24;
• что остаётся в 1С;
• какие данные передаются;
• кто отвечает за каждый этап;
• какие статусы нужны менеджеру;
• какие показатели нужны собственнику.

Что может входить в проект Profi Soft

• предпроектное обследование;
• настройка Bitrix24;
• CRM;
• технические задания;
• смарт-процессы;
• производственные заказы;
• согласования;
• автоматизация;
• интеграция с 1С;
• оплаты;
• производственные статусы;
• контроль сроков;
• изменения заказа;
• отгрузка;
• BI;
• AI;
• обучение;
• поддержка.

Что получает отдел продаж

Менеджер видит:

• утверждён ли заказ;
• поступила ли оплата;
• запущено ли производство;
• текущий статус;
• прогноз готовности;
• риск задержки.

Он перестаёт быть диспетчером между клиентом и производством.

Что получает производство

Производство получает:

• подтверждённые заказы;
• утверждённые ТЗ;
• актуальные версии документов;
• реальные сроки;
• меньше хаотичных изменений.

Что получает руководитель

Руководитель видит:

• сколько заказов в работе;
• сколько под риском;
• где возникают задержки;
• какие причины повторяются.

Что получает собственник

Собственник получает единую картину:

что продано → что оплачено → что производится → что будет готово → что под риском.

Это и есть управляемость производства под заказ.

Главный вывод

Bitrix24 может быть очень полезен для производства под заказ, если использовать его правильно.

Не как полноценную замену ERP или 1С.

А как систему, которая связывает:

клиента, продажи, техническое задание, согласования, производственный заказ, сроки и коммуникации.

Для простого производства часть процесса можно вести прямо в Bitrix24 через смарт-процессы.

Для более сложного — Bitrix24 лучше связать с 1С или производственной системой.

Главный результат должен быть простым:

менеджер видит, что происходит с клиентским заказом, производство получает точное задание, а руководство заранее знает о рисках.

Закажите аудит производства под заказ

Если заказы в вашей компании проходят через CRM, Excel, 1С, WhatsApp и устные договорённости, а менеджеры постоянно уточняют готовность вручную, процесс можно существенно улучшить.

Команда Profi Soft проведёт предпроектное обследование и изучит:

• Bitrix24;
• 1С;
• производство;
• технические задания;
• согласования;
• оплаты;
• сроки;
• отгрузку.

По итогам вы получите:

• карту текущего процесса;
• целевую архитектуру;
• модель производственного заказа;
• список статусов;
• схему интеграции;
• сценарии автоматизации;
• этапы внедрения;
• оценку сроков и бюджета.

Оставьте заявку на аудит. Мы покажем, как организовать управление производством под заказ в Bitrix24 и связать продажи, 1С и производство в единый цифровой процесс.

Чек-лист производства под заказ в Bitrix24

Проверьте, есть ли у вас:

• единая клиентская сделка;
• техническое задание;
• связанный технический расчёт;
• финальная спецификация;
• версия документа;
• условия запуска производства;
• производственный заказ;
• ответственный;
• статус;
• срок;
• прогноз;
• риск просрочки;
• причина задержки;
• процесс изменения заказа;
• связь с оплатой;
• связь с 1С;
• готовность;
• запуск отгрузки;
• аналитика производства.

Если большинство этих элементов существует только в чатах, Excel и памяти сотрудников, у компании есть значительный потенциал автоматизации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести производство под заказ в Bitrix24?

Да, если процесс относительно простой. Для сложного производственного учёта Bitrix24 лучше использовать вместе с 1С, ERP или MES.

Что такое производственный заказ в Bitrix24?

Его можно реализовать как отдельный смарт-процесс, связанный со сделкой клиента.

Можно ли запускать производственный заказ автоматически?

Да. Например, после подписания договора, утверждения спецификации и получения необходимой предоплаты.

Можно ли показывать готовность заказа менеджеру?

Да. В CRM можно отображать статус, процент готовности, плановую и прогнозируемую дату.

Нужно ли вести материалы в Bitrix24?

Не обязательно. Складской и материальный учёт чаще разумнее оставить в 1С.

Можно ли менять заказ после запуска?

Да, но лучше через отдельный процесс изменения с повторным согласованием и новой версией.

Можно ли связать производство с оплатой?

Да. Фактическая оплата из 1С может автоматически запускать или блокировать определённые этапы.

Можно ли контролировать просрочки?

Да. Система может сравнивать плановую и прогнозируемую дату и автоматически уведомлять о риске.

Подходит ли Bitrix24 для сложного производства?

Как CRM и клиентский процессный контур — да. Для глубокого производственного планирования потребуется специализированная система.

С чего начать?

С описания реального пути одного заказа — от заявки клиента до изготовления и отгрузки.