Автоматизация бизнеса: пошагово

Как Вы думаете, от чего зависит успешно выполненное задание? От правильно и грамотно поставленной задачи. Чтобы что-либо требовать, необходимо для начала определиться с требованиями и знать, что Вы хотите предъявить. Это кажется элементарным и понятным для всех пунктом, но именно из-за того, что заказчики не способны самостоятельно определить собственные требования, итог работы очень часто остается неудовлетворительным.

Так происходит и с автоматизацией бизнеса. Компания в погоне за место быть ‘самой современной’ покупает программу, внедряет её и сталкивается с тем, что сотрудники этой программой не пользуются и всё возвращается на круги своя: таблицам Excel, личным блокнотам, задержкам в работе и т.п. А ведь при этом программа в действительности способна учитывать Ваши требования. Что нужно для того, чтобы не допустить такого? Нужно всего лишь подумать. Подумать над тем, что действительно необходимо Вашей компании. Всё надуманное написать в ТЗ – техническое задание. Безусловно, это займёт приличное количество времени, но, только разобравшись с тем, что Вы хотите, Вы сможете грамотно и понятно передать свои требования.

Системность – это всегда хорошо. Именно поэтому мы составили список того, что необходимо делать, если Вы хотите автоматизировать свой бизнес.

1. Для начала, Вы должны понять, с чем именно будет работать система автоматизации.

Какая работа выполняется Вашими сотрудниками?

По каким причинам в работе возникают сложности?

Вы должны заняться исправлением ошибок – автоматизировать те участки работы, которые мешают успешно идти к цели. Обязательно назначение ответственных за каждый этап работы.

2. Вы должны индивидуально подходить к работе каждого отдела.

Подумайте, каким отделам необходимо знать данные о клиентах, нужна ли им возможность редактирования этих данных. Процесс автоматизации должен идти на пользу, не нужно перегружать сотрудников лишней информацией и действиями или лишать их доступа к необходимому.

3. Информативные напоминания

Работа аналогична предыдущему пункту. Не загружайте лишними напоминаниями о каких-либо изменениях сотрудников компании – так через время они просто перестанут вовремя реагировать на них. Проанализируйте, кому и о какой информации необходимо знать в Вашей компании. А ещё подумайте над тем, как определять степень важности этой информации. Напоминаем: автоматизация должна нести только удобство.

Анализируйте, анализируйте и ещё раз анализируйте, обратитесь за помощью к сотрудникам, прислушивайтесь к ним – это поможет Вам составить грамотный ТЗ и вывести бизнес на новый уровень, успешно автоматизировав его.