Бизнес-процессы в Bitrix24 для чайников: как система сама ставит задачи

Бизнес-процессы в Bitrix24 для чайников: как система сама ставит задачи

Во многих компаниях задачи живут в чатах, устных договорённостях, Excel-таблицах и личной памяти сотрудников. Руководитель каждый день спрашивает: «Что по заявке?», «Кто должен согласовать договор?», «Почему клиенту не отправили КП?», «Кто забыл перезвонить?».

На старте бизнеса такой ручной контроль ещё может работать. Но когда заявок, клиентов, сотрудников и документов становится больше, компания начинает терять управляемость. Задачи забываются, сроки срываются, согласования зависают, а руководитель превращается в диспетчера.

Бизнес-процессы в Bitrix24 помогают решить эту проблему. Они позволяют настроить систему так, чтобы она сама запускала нужные действия: ставила задачи, отправляла уведомления, меняла статусы, запускала согласования и контролировала сроки.

Если объяснять простыми словами, бизнес-процесс в Bitrix24 — это заранее настроенный сценарий, по которому система сама ведёт заявку, сделку, документ или задачу по нужному маршруту.

Компания Profi Soft в своих материалах описывает Bitrix24 как платформу для автоматизации процессов, задач, проектов, коммуникаций и CRM. В статье Profi Soft про автоматизацию задач и процессов в Bitrix24 отдельно указано, что роботы автоматизируют действия в CRM и задачах — отправку писем, уведомления, смену стадий сделки и постановку задач, а бизнес-процессы помогают автоматизировать многошаговые операции: согласование договоров, оформление заказов и онбординг сотрудников. (profi-soft.kz)

1. Что такое бизнес-процесс простыми словами

Бизнес-процесс — это последовательность действий, которую нужно выполнить по определённым правилам.

Например, обработка заявки:

1. Клиент оставил заявку.
2. Система создала лид.
3. Назначила менеджера.
4. Поставила задачу позвонить.
5. Если менеджер не позвонил вовремя — уведомила руководителя.
6. После звонка сделка перешла на следующий этап.
7. После отправки КП система поставила задачу сделать повторный контакт.
8. После оплаты сделка закрылась успешно.

Раньше все эти действия контролировал человек. В Bitrix24 часть действий может выполнять система.

2. Что такое роботы в Bitrix24

Роботы — это автоматические действия, которые запускаются при определённых условиях.

Например:

• сделка перешла на этап «Новая заявка» — создать задачу менеджеру;
• сделка перешла на этап «КП отправлено» — поставить напоминание через 3 дня;
• клиент не ответил — отправить уведомление менеджеру;
• задача просрочена — уведомить руководителя;
• сделка выиграна — передать клиента в сервис.

Роботы помогают убрать ручные повторяющиеся действия.

Что могут делать роботы

В материалах Profi Soft подчёркивается, что результат автоматизации — рутинные процессы проходят без постоянного участия руководителя. (profi-soft.kz)

3. Чем роботы отличаются от бизнес-процессов

Для новичка роботы и бизнес-процессы могут звучать одинаково. Но между ними есть разница.

Роботы удобны для простых автоматических действий.

Например:

• поставить задачу;
• отправить уведомление;
• напомнить менеджеру;
• сменить стадию сделки.

Бизнес-процессы нужны для более сложных сценариев, где есть несколько участников, этапы, условия и согласования.

Например:

• согласование договора;
• заявка на закупку;
• оформление отпуска;
• обработка сервисной заявки;
• согласование коммерческого предложения;
• онбординг нового сотрудника;
• передача клиента из продаж в производство.

Проще говоря:

4. Что такое статусы и зачем они нужны

Статус показывает, на каком этапе находится заявка, сделка, задача или документ.

Например, статусы заявки могут быть такими:

Статусы помогают руководителю быстро понять, где находится процесс и где он завис.

Без статусов всё приходится уточнять вручную. Со статусами достаточно открыть Bitrix24 и увидеть картину.

5. Как система сама ставит задачи

Один из самых полезных сценариев Bitrix24 — автоматическая постановка задач.

Пример:

Клиент оставил заявку на сайте. Система создаёт лид и автоматически ставит менеджеру задачу: «Связаться с клиентом в течение 15 минут».

Если менеджер выполнил задачу — сделка двигается дальше. Если не выполнил — руководитель получает уведомление.

Примеры автоматических задач

Так CRM помогает менеджеру не держать всё в голове, а руководителю — не напоминать вручную.

6. Уведомления: чтобы никто не пропускал важное

Уведомления в Bitrix24 помогают сотрудникам и руководителям быстро реагировать на события.

Например:

• пришла новая заявка;
• клиент написал в чат;
• задача просрочена;
• договор ждёт согласования;
• сделка перешла на важный этап;
• клиент оплатил;
• менеджер не связался с клиентом вовремя;
• заявка зависла без движения.

Уведомления помогают сократить количество ручных вопросов в стиле:

«А ты видел эту заявку?»
«А кто должен согласовать?»
«А почему клиенту не ответили?»

Система сама сообщает нужному человеку, что пора действовать.

7. Согласования: чтобы документы не зависали в чатах

Согласования — одна из самых болезненных зон бизнеса.

Часто документы согласуются так:

• менеджер отправил договор в WhatsApp;
• руководитель не увидел сообщение;
• юрист попросил правки;
• бухгалтерия ждёт финальную версию;
• клиент спрашивает, где документ;
• никто не понимает, на ком процесс остановился.

В Bitrix24 можно настроить согласования так, чтобы документ проходил понятный маршрут.

Пример согласования договора

1. Менеджер запускает согласование.
2. Документ уходит юристу.
3. Юрист проверяет и согласует или возвращает на доработку.
4. Затем документ уходит руководителю.
5. После согласования уведомляется бухгалтерия.
6. Менеджер получает задачу отправить договор клиенту.
7. В системе сохраняется история согласования.

Так становится понятно:

• кто согласует;
• кто задерживает;
• когда документ был отправлен;
• какие правки внесены;
• на каком этапе процесс сейчас.

Profi Soft в материале о сценариях автоматизации бизнес-процессов в Bitrix24 описывает, что система помогает автоматизировать разные процессы: от согласования отпуска до обработки заявок, договоров и коммерческих предложений. (profi-soft.kz)

8. Контроль сроков: чтобы задачи не забывались

Одна из главных причин хаоса — отсутствие контроля сроков.

Если задача поставлена в чате, она легко теряется. Если задача поставлена в Bitrix24, у неё есть:

• ответственный;
• срок;
• статус;
• комментарии;
• файлы;
• история изменений;
• уведомления;
• контроль просрочки.

Контроль сроков помогает руководителю видеть:

• какие задачи выполнены;
• какие просрочены;
• где процесс завис;
• кто перегружен;
• какие заявки требуют внимания;
• где нужно вмешательство.

Profi Soft на странице CRM Bitrix24 отдельно выделяет системность: задачи, чек-листы, диаграмму Ганта и крайние сроки как инструменты управления процессами компании. (profi-soft.kz)

9. Какие процессы можно автоматизировать в Bitrix24

Bitrix24 подходит не только для продаж. В нём можно автоматизировать разные процессы компании.

Продажи

• обработка входящих заявок;
• постановка задач менеджерам;
• follow-up после КП;
• согласование скидок;
• контроль оплаты;
• передача клиента в сервис.

Документы

• согласование договора;
• согласование счёта;
• подготовка КП;
• контроль подписания;
• хранение истории согласования.

HR

• заявка на отпуск;
• онбординг сотрудника;
• заявка на обучение;
• адаптация новичка;
• внутренние HR-запросы.

Сервис

• клиентские обращения;
• назначение исполнителя;
• контроль SLA;
• эскалация руководителю;
• закрытие заявки;
• оценка качества.

Закупки

• заявка на закуп;
• согласование бюджета;
• выбор поставщика;
• передача в бухгалтерию;
• контроль оплаты.

Проектная работа

• постановка задач;
• контроль сроков;
• чек-листы;
• этапы проекта;
• уведомления ответственным.

10. Пример: обработка заявки без автоматизации

Клиент оставил заявку на сайте. Заявка пришла на почту. Менеджер увидел её через несколько часов. Руководитель не знает, обработана ли заявка. Менеджер позвонил, но не зафиксировал результат. Потом забыл отправить коммерческое предложение. Клиент ушёл к конкуренту.

Что произошло:

• заявка не была под контролем;
• задача не была поставлена;
• срок не отслеживался;
• история не сохранилась;
• руководитель узнал поздно;
• продажа потеряна.

11. Пример: обработка заявки с бизнес-процессом в Bitrix24

Клиент оставил заявку на сайте. Bitrix24 создал лид. Робот назначил ответственного менеджера. Система поставила задачу связаться с клиентом за 15 минут. После звонка менеджер перевёл сделку на этап «Потребность выявлена». Робот поставил задачу подготовить КП. После отправки КП система создала напоминание сделать follow-up через 3 дня. Если задача просрочена — руководитель получает уведомление.

Что изменилось:

• заявка не потерялась;
• менеджер получил задачу;
• срок был под контролем;
• руководитель видел статус;
• вся история сохранилась;
• процесс стал управляемым.

12. Как бизнес-процессы снижают ручной контроль

Без автоматизации руководитель контролирует всё вручную:

• спрашивает статусы;
• напоминает о задачах;
• проверяет договоры;
• уточняет, кто ответственный;
• следит за сроками;
• собирает отчёты;
• разбирает просрочки.

С бизнес-процессами часть этой работы берёт на себя Bitrix24:

• система сама ставит задачи;
• сама отправляет уведомления;
• сама показывает просрочки;
• сама двигает процесс по этапам;
• сама запускает согласования;
• сама фиксирует историю.

Руководитель перестаёт быть диспетчером и начинает управлять через показатели, статусы и отчёты.

13. Что получает бизнес после настройки бизнес-процессов

Главный эффект — компания начинает работать не на памяти людей, а по системе.

14. Частые ошибки при настройке бизнес-процессов

Ошибка 1. Автоматизировать хаос

Если процесс не описан, Bitrix24 не сделает его правильным. Сначала нужно понять, как процесс должен работать.

Ошибка 2. Делать слишком сложную схему

Если на старте создать десятки условий, статусов и согласующих, сотрудники начнут сопротивляться.

Ошибка 3. Не назначить владельца процесса

У каждого процесса должен быть ответственный: РОП, HR, бухгалтерия, руководитель сервиса или операционный директор.

Ошибка 4. Не обучить сотрудников

Команда должна понимать, как работать с задачами, статусами, уведомлениями и согласованиями.

Ошибка 5. Не анализировать результат

После запуска нужно смотреть, где процессы зависают, какие задачи просрочены и что нужно упростить.

15. Как Profi Soft помогает автоматизировать процессы в Bitrix24

Profi Soft помогает бизнесу внедрять Bitrix24 не как набор отдельных функций, а как систему управления задачами, процессами и клиентами.

Работа может включать:

• аудит текущих процессов;
• описание маршрутов заявок и документов;
• настройку CRM и воронок;
• настройку роботов;
• запуск бизнес-процессов;
• настройку статусов;
• уведомления и контроль сроков;
• согласования договоров, КП и счетов;
• обучение сотрудников;
• настройку отчётов;
• сопровождение после запуска.

На сайте Profi Soft указано, что группа компаний предлагает комплексную автоматизацию бизнес-процессов, включая установку, обучение, настройку и сопровождение решений для бизнеса. (profi-soft.kz)

16. Когда бизнесу пора внедрять бизнес-процессы

Бизнес-процессы в Bitrix24 нужны, если:

• задачи ставятся в чатах;
• сотрудники забывают сроки;
• заявки теряются;
• документы согласуются слишком долго;
• руководитель постоянно напоминает вручную;
• непонятно, кто ответственный;
• процессы зависят от конкретных людей;
• новые сотрудники долго входят в работу;
• клиенты ждут ответа;
• компания хочет масштабироваться.

Если совпадает несколько пунктов, значит, бизнес уже упёрся в ручное управление.

Итог

Бизнес-процессы в Bitrix24 для чайников — это понятный способ сделать так, чтобы система сама помогала управлять работой компании.

Роботы ставят задачи, отправляют уведомления, меняют статусы и напоминают о действиях.
Бизнес-процессы ведут заявки, документы, согласования и внутренние процессы по заданному маршруту.
Статусы показывают, где находится процесс.
Уведомления помогают не пропускать важные события.
Контроль сроков показывает, где задача зависла.
Согласования убирают хаос из документов и решений.

Главная ценность Bitrix24 не в том, что он просто хранит задачи и клиентов. Главная ценность в том, что система помогает компании работать по понятным правилам, снижать ручной контроль и быстрее доводить процессы до результата.