Электронный документооборот (ЭДО) и его виды

Электронный документооборот (ЭДО) и его виды

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот предназначен для управления деятельностью с разнообразными электронными документами. Включает в себя хранение, обработку и передвижение документов. Его основной целью является освобождение человека от излишней бумажной бюрократии. В настоящее время существует полноценная нормативная база для функционирования системы электронного документооборота. Она предполагает обмен различными видами юридических документов между организациями. Большинство компаний отказываются от использования бумажной документации в пользу электронной, что существенно облегчает взаимодействие с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

Используя электронный документооборот, можно сэкономить на расходах на отправку почты, услуги курьеров, расходных материалах, а также избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками при вводе данных и прочее. Электронный документооборот позволяет подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть доступ в интернет. Автоматизированные процессы работы с документами делают работу сотрудников более эффективной.

Функции электронного документооборота

Основная цель системы электронного документооборота - упростить рабочие процессы сотрудников. С помощью нее вы сможете проводить регистрацию документов, контролировать ход исполнения по документам, создавать и работать со справочниками, отслеживать движение как бумажных, так и электронных документов, вести историю взаимодействий, формировать отчеты о документообороте организации, импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета, создавать новые документы по шаблонам, работать с разными версиями документов, отправлять и получать документы электронно, управлять различными папками, получать отсканированные документы и распознавать их в системе, а также ограничивать доступ к хранимой информации.

Как работает ЭДО?

Прежде чем обсудить принципы работы системы электронного документооборота (ЭДО), определим понятие электронного документа. Электронный документ представляет собой информацию, которая может быть передана и обработана с использованием информационных систем и интернета. Этими системами могут быть, например, программы типа 1С. Большинство электронных документов имеют унифицированную форму, соответствующую государственным стандартам, и являются частью информационной системы, такой как бухгалтерская. Для того чтобы электронный документ имел юридическую силу, его необходимо подписать электронной подписью ответственного лица.

Примером такого документа может быть договор, заключенный в электронном виде, который имеет такую же юридическую значимость, как и договор, подписанный на бумаге. Любой документ может быть преобразован в электронный, если это не запрещено законодательством.
В законодательстве были введены различные виды электронных документов, включая электронные счета-фактуры, трудовые книжки, часть кадровой документации, больничные листы и другие.

Система электронного документооборота упрощает процесс создания, утверждения и обмена документами, аналогичный процедурам в бумажном офисе. Работать с ней легко. Давайте рассмотрим на примере: Сотрудник вашей компании формирует электронный документ в программе 1С, затем нажимает кнопку "Сформировать, подписать и отправить". Этот документ отправляется в систему электронного документооборота, где оператор предоставляет необходимый сервис. Все происходит в режиме реального времени. Клиент вашей компании получает документ в своей системе, проводит проверку и подтверждает его, нажимая на кнопку "Провести".

На иллюстрации ниже показано, как электронный документооборот сокращает количество шагов в процессе работы с документами.

Различные типы электронного документооборота Когда речь идет о документообороте, это предполагает обработку большого объема информации, которая подразделяется на различные категории. Практически каждая компания ведет учет по различным видам документов: производственные, управленческие, архивные, налоговые, кадровые, бухгалтерские, складские, технические и другие.
Количество документов может быть столь же велико, сколько различных отраслей деятельности осуществляет предприятие. Кроме того, электронный документооборот может быть классифицирован по двум основным критериям: по сфере правовых отношений между участниками и по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды системы электронного документооборота: внутренний, внешний и взаимодействие с государственными органами. Далее мы подробно рассмотрим каждый из них.

Внутренний ЭДО

Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.

Документы внутреннего документооборота:

Приказы Уставы Заявления Протоколы совещания Инструкции Регламенты Служебные записки и т.д.
Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.

Главные задачи внутреннего ЭДО:

Увеличить скорость обмена документами и информацией между работниками. Упростить получение сведений из приказов и других нормативных актов.

Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот, или межкорпоративный документооборот, предполагает обработку входящих и исходящих документов компании, которые содержат информацию о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Проще говоря, этот вид электронного документооборота обеспечивает внешние коммуникации между организациями.

В документы внешнего документооборота входят бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счета-фактуры, накладные и другие. Условно внешний документооборот можно разделить на две группы: бизнес-бизнес, которая включает в себя взаимодействие с контрагентами предприятия, а также первичную документацию, счета-фактуры, договоры и т.д. В эту же группу входят дистанционное банковское обслуживание и коммерческие электронные площадки.

Бизнес – государство.

Эта группа внешнего документооборота включает в себя электронную отчетность в государственные органы, предоставление ЭД по требованию в ФНС. Сюда же входит единая информационная система по закупкам и взаимодействие с судами.

ЭДО с государственными органами

В 2011 году МинФин принял решение о возможности использования счетов-фактур в электронном виде при наличии ЭЦП. Это стало отправной точкой для развития различных информационных систем электронного документооборота. В результате большинство государственных учреждений постепенно перешли на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели и юридические лица получили возможность быстрее и эффективнее взаимодействовать с налоговой службой, фондом социального страхования и пенсионным фондом.

Для отправки документов в Фонд социального страхования компании должны заключить договор с оператором ЭДО, установить необходимое ПО, совместимое с ПО ФСС, и получить электронную подпись.
Затем следует заключить договор с ФСС о подключении к системе ЭДО. После выполнения этих процедур компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и может отправлять отчетность в электронном формате. Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО, имеющим требование к подписанию документов ЭЦП.

Перед началом обмена документами с ПФР необходимо заполнить заявление о предоставлении отчетности в электронном виде и подписать специальное соглашение об обмене электронными документами. Эти шаги обязательны для того, чтобы ПФР принял вашу электронную отчетность. Бланки отчетов доступны на сайтах каждого ведомства. Для ПФР соглашение необходимо распечатать в двух экземплярах, а заявление - в трех. После подачи документов в ПФР рассмотрение заявки обычно занимает от двух недель до месяца, а решение поступит в письменном виде.

Особенности электронного документооборота

Электронный документооборот обладает множеством преимуществ, и мы выделим основные из них: Централизованное и структурированное хранение документов организации. Сокращение расходов на печать и почтовые отправления. Исключение необходимости хранить бумажные копии документов. Регулирование процессов формирования, согласования и утверждения с помощью единого бизнес-процесса. Увеличение эффективности и ускорение процесса подписания документов. Возможность проведения всех операций с документами онлайн из любой точки с доступом к интернету. Быстрый и удобный поиск нужных документов.

Выводы

Внедрение системы электронного документооборота в компанию требует определенного времени и финансовых затрат. Однако преимущества данного решения настолько очевидны, что не вызывают сомнений. Уже через несколько месяцев вы почувствуете экономию на расходах на бумагу и прочие материалы для печати документов.

Важно отметить, что юридически электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Кроме того, процесс работы с оплатами контрагентов будет ускорен, что поможет избежать кассовых разрывов в бизнесе.

Эффективное управление внутренним и внешним документооборотом принесет следующие преимущества:

Снижение стоимости процессов согласования и подписания документов, а также уменьшение временных затрат сотрудников на эти операции. Существенное уменьшение расходов на хранение, уничтожение и печать документов. Сокращение издержек на доставку документов клиентам. Увеличение скорости оплаты от контрагентов.

Переход к электронному документообороту обычно происходит постепенно. Многие компании при этом предпочитают использовать смешанный подход, сохраняя часть документов на бумаге, а другую часть перенося на электронный формат. Проведя сравнительный анализ электронного и бумажного документооборота, можно сделать вывод, что оба подхода важны. Отказываться полностью от бумажных документов не всегда целесообразно, но и быть лишенным возможности использования электронного формата не рекомендуется. Необходимо настроить эффективные процессы работы, основанные на совместном использовании электронного документооборота и заботливом хранении бумажных архивов. И последнее важное рекомендация - лучше доверить внедрение системы электронного документооборота профессионалам. Специалисты компании PROFI SOFT помогут вам успешно осуществить это важное изменение.