Как автоматизация согласований ускоряет договоры, счета, скидки и закупки

Во многих компаниях согласование одного документа занимает больше времени, чем его подготовка.

Менеджер формирует договор и отправляет его руководителю. Руководитель пересылает документ юристу. Юрист вносит правки и возвращает файл. Затем договор направляют финансовому директору, бухгалтерии и собственнику бизнеса.

Параллельно сотрудники обсуждают условия в электронной почте, WhatsApp и рабочих чатах. Через несколько дней уже непонятно, какая версия документа является актуальной, кто должен согласовать её следующим и почему процесс остановился.

Похожая ситуация возникает со счетами, скидками, закупками, платежами, командировками и внутренними заявками.

Пока сотрудники вручную передают документы друг другу и напоминают согласующим о задачах, компания теряет время, клиентов и деньги.

Автоматизация согласований позволяет превратить хаотичную переписку в управляемый цифровой процесс. Система самостоятельно определяет маршрут заявки, назначает ответственных, контролирует сроки, собирает решения и сохраняет полную историю.

Разберём, как автоматизация ускоряет ключевые процессы компании и когда её внедрение становится необходимостью.

Почему ручные согласования замедляют бизнес

Ручное согласование кажется простым, пока в компании мало сотрудников и документов.

Менеджер пишет руководителю, руководитель отвечает в чате, бухгалтер получает сообщение, а директор подтверждает решение голосовым сообщением.

Но с ростом компании количество согласований увеличивается.

Необходимо утверждать:

• договоры;
• дополнительные соглашения;
• коммерческие предложения;
• счета на оплату;
• скидки;
• нестандартные условия;
• закупки;
• платежи;
• командировки;
• отпуска;
• расходы;
• найм сотрудников;
• заявки на оборудование;
• маркетинговые бюджеты;
• технические задания.

Каждая заявка проходит через нескольких участников. При этом у разных типов документов свои маршруты, лимиты, сроки и правила.

Если процесс не автоматизирован, сотрудники сталкиваются с типичными проблемами:

• документы теряются в переписке;
• согласующие забывают ответить;
• заявитель не знает текущий статус;
• используются устаревшие версии файлов;
• решения принимаются без необходимых данных;
• отсутствуют единые правила;
• невозможно определить виновника задержки;
• история согласования не сохраняется;
• руководители становятся узким местом;
• срочные заявки обрабатываются в ручном режиме.

В результате даже простое решение может приниматься несколько дней.

Что такое автоматизация согласований

Автоматизация согласований — это настройка цифрового процесса, в котором система самостоятельно направляет заявку по установленному маршруту.

Например, менеджер создаёт заявку на скидку и указывает:

• клиента;
• сумму сделки;
• стандартную цену;
• размер запрашиваемой скидки;
• причину;
• ожидаемую маржинальность;
• срок принятия решения.

После отправки система определяет, кто должен согласовать скидку.

Если скидка небольшая, решение принимает руководитель отдела продаж. Если она превышает установленный лимит, заявка дополнительно направляется коммерческому или финансовому директору. Для крупной сделки может потребоваться согласование собственника.

Система автоматически:

• назначает задачи;
• уведомляет участников;
• контролирует срок;
• напоминает о просрочке;
• фиксирует решения;
• сохраняет комментарии;
• изменяет статус заявки;
• уведомляет инициатора;
• запускает следующий этап.

Сотрудникам не нужно самостоятельно искать согласующих и выяснять, кому передавать документ дальше.

Какие процессы можно автоматизировать

Автоматизировать можно практически любой процесс, в котором заявка, документ или решение проходят через нескольких сотрудников.

Наибольший эффект обычно даёт автоматизация четырёх направлений:

1. договоров;
2. счетов и платежей;
3. скидок и коммерческих условий;
4. закупок.

Рассмотрим каждое направление подробнее.

Как автоматизация ускоряет согласование договоров

Договор часто проходит через менеджера, руководителя отдела, юриста, финансовую службу, бухгалтерию и директора.

Если сотрудники согласовывают его по электронной почте или в мессенджерах, возникает несколько проблем.

Теряется актуальная версия

Один участник вносит правки в старый файл, другой работает с новой версией, а менеджер отправляет клиенту документ без последних изменений.

В результате приходится повторно согласовывать договор или объяснять клиенту, почему ранее утверждённые условия изменились.

Неясно, на ком остановился процесс

Менеджер видит, что договор отправлен на согласование, но не знает:

• прочитал ли его юрист;
• передал ли руководитель документ дальше;
• согласовала ли бухгалтерия реквизиты;
• требуется ли дополнительная информация;
• когда будет принято решение.

Чтобы выяснить статус, сотрудник начинает писать и звонить участникам процесса.

Не контролируются сроки

Для клиента скорость согласования договора часто является показателем организованности поставщика.

Если компания отвечает несколько дней, клиент может выбрать более оперативного конкурента.

Как выглядит автоматизированное согласование договора

В автоматизированном процессе менеджер создаёт карточку договора и прикладывает документ.

Далее система:

1. Проверяет наличие обязательных данных.
2. Направляет документ руководителю подразделения.
3. После одобрения передаёт его юристу.
4. Затем направляет финансовой службе или бухгалтерии.
5. При необходимости отправляет директору.
6. Фиксирует каждое решение.
7. Возвращает документ инициатору при наличии замечаний.
8. Уведомляет менеджера после окончательного согласования.

Маршрут может зависеть от условий договора.

Например:

• типовой договор проходит сокращённое согласование;
• нестандартный договор обязательно направляется юристу;
• договор на крупную сумму передаётся собственнику;
• отсрочка платежа требует решения финансового директора;
• изменение ответственности сторон требует дополнительной юридической проверки.

В результате договор движется по заранее установленным правилам, а не по памяти менеджера.

Как автоматизация ускоряет согласование счетов и платежей

Согласование счёта на оплату — один из самых распространённых внутренних процессов.

Подразделение хочет оплатить услугу, оборудование, аренду, рекламу или материалы. Сотрудник отправляет счёт бухгалтеру или руководителю, после чего начинается переписка:

• что это за расход;
• был ли он запланирован;
• какой проект оплачивается;
• кто является поставщиком;
• есть ли договор;
• на какую статью отнести платёж;
• кто подтвердил необходимость покупки;
• достаточно ли денег на счёте.

Если обязательные данные не собраны заранее, финансовая служба вынуждена возвращать заявку на уточнение.

Что меняется после автоматизации

Сотрудник создаёт заявку на оплату в системе и заполняет обязательные поля:

• поставщик;
• назначение платежа;
• сумма;
• валюта;
• статья бюджета;
• подразделение;
• проект;
• желаемая дата оплаты;
• договор;
• счёт;
• комментарий;
• ответственный сотрудник.

После этого заявка автоматически проходит по нужному маршруту.

Например:

1. Руководитель подразделения подтверждает необходимость расхода.
2. Финансовый директор проверяет бюджет.
3. Юрист проверяет договор, если это необходимо.
4. Директор утверждает крупный платёж.
5. Бухгалтер получает согласованную заявку на оплату.
6. После оплаты статус обновляется, а платёжный документ прикладывается к заявке.

Как автоматизация защищает финансовую дисциплину

Система может применять разные маршруты в зависимости от суммы.

Например:

• небольшие расходы согласует руководитель отдела;
• средние расходы дополнительно проверяет финансовый директор;
• крупные платежи утверждает генеральный директор;
• внеплановые расходы проходят отдельный маршрут;
• платежи без договора блокируются;
• расходы сверх бюджета требуют дополнительного согласования.

Так компания не только ускоряет оплату, но и усиливает контроль над денежными потоками.

Руководитель может видеть:

• какие счета ожидают согласования;
• кто задерживает решение;
• какие платежи запланированы;
• сколько заявок одобрено;
• какие расходы отклонены;
• как подразделения исполняют бюджет.

Как автоматизация ускоряет согласование скидок

Согласование скидки напрямую влияет на скорость закрытия сделки.

Клиент просит особые условия. Менеджер пишет руководителю в мессенджер. Руководитель спрашивает сумму сделки и маржинальность. Менеджер уточняет данные у финансовой службы. Пока участники обмениваются сообщениями, клиент ждёт.

Если процесс занимает слишком много времени, менеджер оказывается в сложной ситуации.

Он либо задерживает ответ клиенту, либо самостоятельно обещает скидку, которую компания ещё не одобрила.

Оба варианта опасны.

В первом случае снижается вероятность сделки. Во втором компания рискует потерять маржу.

Как работает автоматическое согласование скидки

Менеджер создаёт заявку непосредственно в карточке сделки.

Система автоматически подставляет:

• клиента;
• сумму сделки;
• товары или услуги;
• стандартную цену;
• текущую скидку;
• ответственного менеджера;
• плановую маржинальность.

Менеджеру остаётся указать желаемую скидку и обоснование.

Далее система определяет маршрут.

Например:

• скидку до установленного лимита согласует руководитель отдела;
• более высокую скидку проверяет коммерческий директор;
• скидку ниже допустимой маржинальности согласует финансовый директор;
• стратегическую сделку утверждает генеральный директор.

После решения система:

• фиксирует одобрённую скидку;
• уведомляет менеджера;
• разрешает сформировать коммерческое предложение;
• блокирует использование неутверждённых условий;
• сохраняет историю принятого решения.

Что получает руководитель

Автоматизация позволяет анализировать не только отдельные заявки, но и общую скидочную политику.

Руководитель видит:

• сколько скидок запрашивают менеджеры;
• кто запрашивает их чаще;
• какие скидки одобряются;
• по каким причинам;
• как скидки влияют на конверсию;
• сколько маржи теряет компания;
• какие клиенты регулярно требуют особые условия.

Так согласование скидки превращается из субъективного решения в управляемый коммерческий процесс.

Как автоматизация ускоряет закупки

Закупка часто начинается с простого сообщения:

«Нужно срочно купить материалы».

Но за этой фразой скрывается целый процесс.

Необходимо определить:

• что именно требуется;
• в каком количестве;
• для какого проекта или заказа;
• есть ли товар на складе;
• предусмотрена ли закупка бюджетом;
• у какого поставщика покупать;
• какие условия оплаты;
• кто утвердит выбор;
• когда должна состояться поставка.

Если закупки ведутся через мессенджеры и таблицы, компания рискует купить не то, переплатить, нарушить сроки или заказать лишнее.

Как выглядит автоматизированная закупка

Сотрудник создаёт заявку и указывает:

• подразделение;
• инициатора;
• наименование товара или услуги;
• количество;
• назначение;
• проект или производственный заказ;
• требуемый срок;
• предполагаемую стоимость;
• поставщика;
• коммерческие предложения;
• технические требования.

Затем заявка проходит заданные этапы:

1. Руководитель подтверждает необходимость.
2. Склад проверяет наличие.
3. Финансовая служба проверяет бюджет.
4. Закупщик собирает предложения.
5. Ответственный выбирает поставщика.
6. Руководство согласовывает условия.
7. В 1С создаётся заказ поставщику.
8. Контролируются оплата и поставка.
9. Инициатор получает уведомление о поступлении.

Что можно дополнительно автоматизировать

Система может:

• сравнивать предложения поставщиков;
• контролировать комплектность документов;
• проверять наличие бюджета;
• создавать задачу закупщику;
• отслеживать срок поставки;
• уведомлять о задержке;
• передавать данные в 1С;
• связывать закупку с заказом клиента;
• хранить историю цен;
• вести рейтинг поставщиков.

В результате закупка перестаёт зависеть от переписки и личных договорённостей.

Какие проблемы решает автоматизация согласований

Сокращает время принятия решений

Система сразу направляет заявку нужному сотруднику. Инициатору не нужно искать согласующего и вручную передавать документы.

Устраняет потерю заявок

Каждая заявка зарегистрирована, имеет номер, статус, ответственного и срок.

Делает процесс прозрачным

Инициатор и руководитель видят:

• где находится заявка;
• кто её рассматривает;
• какие решения уже приняты;
• какие замечания необходимо устранить;
• сколько времени занял каждый этап.

Контролирует сроки

Если согласующий не принял решение вовремя, система отправляет напоминание или уведомляет руководителя.

Сохраняет историю

В карточке заявки остаются:

• документы;
• версии файлов;
• решения;
• комментарии;
• даты;
• участники;
• причины отказа.

Снижает влияние человеческого фактора

Маршрут определяется системой. Сотруднику не нужно помнить, кто должен согласовывать определённый тип заявки.

Защищает полномочия

Сотрудник не может самостоятельно утвердить скидку, платёж или закупку, превышающие его лимит.

Упрощает аудит

Компания может восстановить всю историю решения и доказать, кто, когда и на основании каких данных его принял.

10 признаков, что компании пора автоматизировать согласования

1. Сотрудники постоянно спрашивают, кто должен согласовать документ

Это означает, что маршруты не формализованы и зависят от устных договорённостей.

2. Руководитель получает десятки сообщений с просьбой «посмотреть и подтвердить»

Согласования смешиваются с обычной перепиской и легко теряются.

3. Непонятно, на ком остановился документ

У инициатора нет единого места, где можно увидеть текущий статус.

4. Согласование занимает несколько дней без объективной причины

Большую часть времени документ не проверяется, а просто ожидает внимания.

5. Сотрудники используют разные версии файлов

Правки вносятся параллельно, а актуальная версия определяется вручную.

6. Решения принимаются без обязательных данных

Согласующие вынуждены постоянно запрашивать дополнительные документы и пояснения.

7. Руководители согласовывают даже незначительные вопросы

Отсутствуют лимиты и распределение полномочий, поэтому директор становится узким местом.

8. Невозможно восстановить историю решения

Согласование происходило в чате, устно или по телефону, поэтому доказать его сложно.

9. Сроки постоянно контролируются вручную

Сотрудники ведут таблицы, ставят напоминания и пишут согласующим самостоятельно.

10. Количество заявок растёт вместе со штатом

Чем больше подразделений и сотрудников, тем сложнее управлять ручными маршрутами.

Если компания узнаёт себя хотя бы в нескольких признаках, автоматизация согласований уже может дать заметный экономический эффект.

Как строится автоматизированный маршрут согласования

Хорошо спроектированный процесс состоит из нескольких элементов.

Инициатор

Сотрудник, который создаёт заявку и отвечает за полноту исходных данных.

Карточка заявки

Единое место, где хранятся поля, документы, комментарии, решения и история.

Условия маршрутизации

Правила, по которым система определяет согласующих.

Маршрут может зависеть от:

• типа документа;
• суммы;
• подразделения;
• юридического лица;
• статьи бюджета;
• размера скидки;
• маржинальности;
• проекта;
• поставщика;
• наличия договора;
• срочности.

Согласующие

Сотрудники, которые принимают решение в пределах своих полномочий.

Срок согласования

Для каждого этапа устанавливается допустимое время.

Эскалация

Если сотрудник не принял решение, система уведомляет его повторно или передаёт информацию руководителю.

Результат

После завершения процесса система запускает следующее действие:

• формирует документ;
• изменяет статус сделки;
• создаёт счёт;
• передаёт данные в 1С;
• отправляет уведомление;
• создаёт задачу;
• разрешает оплату;
• переводит закупку на следующий этап.

Последовательное и параллельное согласование

Согласование можно организовать разными способами.

Последовательное согласование

Каждый участник получает документ только после решения предыдущего.

Например:

руководитель отдела → юрист → финансовый директор → генеральный директор.

Такой маршрут подходит, когда результаты предыдущего этапа влияют на следующий.

Параллельное согласование

Несколько участников получают заявку одновременно.

Например, договор одновременно проверяют юрист, бухгалтер и служба безопасности.

Параллельная схема сокращает общее время процесса.

Смешанное согласование

Часть участников работает параллельно, а финальное решение принимает руководитель после получения всех заключений.

Правильный выбор маршрута позволяет ускорить процесс без потери контроля.

Нужно ли автоматизировать все согласования сразу

Попытка автоматизировать все внутренние процессы одновременно часто приводит к слишком сложному проекту.

Рациональнее начать с процессов, которые:

• происходят чаще всего;
• занимают больше времени;
• влияют на продажи и денежный поток;
• создают больше всего конфликтов;
• имеют понятные правила;
• связаны с финансовыми рисками.

Обычно первыми автоматизируют:

1. согласование договоров;
2. заявки на оплату;
3. скидки;
4. закупки;
5. счета и расходы.

После успешного запуска система постепенно расширяется.

Почему недостаточно просто создать несколько задач

Автоматизация согласования — это не обычная постановка задачи сотруднику.

В полноценном процессе должны быть предусмотрены:

• обязательные поля;
• проверка данных;
• автоматический выбор маршрута;
• лимиты полномочий;
• последовательные и параллельные этапы;
• возврат на доработку;
• обработка отказов;
• замещение отсутствующих сотрудников;
• контроль сроков;
• эскалация;
• журнал решений;
• интеграция с другими системами.

Без проектирования процесс быстро обрастает исключениями и перестаёт работать.

Поэтому автоматизацию необходимо начинать с обследования текущего порядка согласований.

Как Bitrix24 помогает автоматизировать согласования

На базе Bitrix24 можно создать единое пространство для внутренних заявок и документов.

Для каждого процесса настраивается отдельная карточка со своими полями, статусами и участниками.

Система позволяет:

• создавать электронные заявки;
• прикладывать документы;
• автоматически определять согласующих;
• назначать задания;
• запускать последовательные и параллельные маршруты;
• контролировать сроки;
• отправлять уведомления;
• возвращать заявку на доработку;
• фиксировать решения;
• хранить историю;
• формировать документы;
• строить отчёты;
• интегрироваться с 1С.

Для сложных процессов могут использоваться смарт-процессы, роботы, триггеры и бизнес-процессы Bitrix24.

Зачем интегрировать согласования с 1С

Часть данных и операций находится в 1С.

Например:

• контрагенты;
• договоры;
• статьи затрат;
• бюджеты;
• счета;
• заказы поставщикам;
• платежи;
• задолженность;
• документы закупки.

Интеграция позволяет избежать повторного ввода.

После согласования система может автоматически передать данные в 1С для создания:

• счёта;
• заявки на расходование денежных средств;
• заказа поставщику;
• договора;
• документа закупки;
• платёжного поручения.

Обратно в Bitrix24 могут поступать:

• номер документа;
• статус оплаты;
• дата платежа;
• сумма;
• статус поставки;
• комментарий бухгалтерии;
• информация о задолженности.

Таким образом, Bitrix24 управляет процессом взаимодействия сотрудников, а 1С остаётся учётной системой.

Какие отчёты получает руководитель

После автоматизации руководитель может видеть:

• количество созданных заявок;
• среднее время согласования;
• длительность каждого этапа;
• просроченные заявки;
• загрузку согласующих;
• причины отказов;
• количество возвратов на доработку;
• суммы согласованных платежей;
• объём утверждённых скидок;
• закупки по подразделениям;
• исполнение бюджета;
• проблемные этапы.

Такая аналитика позволяет находить реальные организационные ограничения.

Например, может выясниться, что договоры чаще всего задерживаются не у юриста, а у руководителя подразделения, который получает неполный комплект документов.

Ошибки при автоматизации согласований

Переносить в систему неэффективный процесс без изменений

Если в маршруте участвуют десять руководителей, автоматизация не сделает его по-настоящему быстрым.

Сначала необходимо проверить, все ли этапы действительно нужны.

Делать один маршрут для всех ситуаций

Договор на небольшую сумму и стратегический контракт не должны проходить одинаковый путь.

Не устанавливать лимиты полномочий

Без лимитов все заявки продолжают доходить до генерального директора.

Не учитывать отсутствие сотрудников

В процессе должны быть предусмотрены заместители и правила делегирования.

Не определять сроки

Если согласование не имеет установленного срока, автоматическое назначение задачи не решит проблему.

Не интегрировать процесс с 1С

Если после электронного согласования бухгалтер всё равно вручную создаёт документы, автоматизация остаётся частичной.

Не обучать сотрудников

Пользователи должны понимать не только кнопки, но и новый порядок работы.

Что входит в услугу автоматизации согласований от Profi Soft

Profi Soft автоматизирует согласования на базе Bitrix24 и интегрирует процессы с 1С и другими корпоративными системами.

Проект включает несколько этапов.

1. Предпроектное обследование

Мы изучаем:

• какие заявки и документы согласовываются;
• кто участвует в процессах;
• какие правила используются;
• где возникают задержки;
• какие данные нужны для решения;
• какие системы задействованы;
• какие исключения существуют.

2. Описание текущих процессов

Фиксируется модель «как есть»:

• кто создаёт заявку;
• кому передаёт;
• какие документы прикладывает;
• какие решения принимаются;
• где хранится информация;
• сколько времени занимает процесс.

3. Оптимизация маршрутов

Мы помогаем:

• убрать лишние этапы;
• распределить полномочия;
• установить лимиты;
• определить параллельные проверки;
• сократить участие руководителей;
• сформировать правила эскалации.

4. Проектирование целевого процесса

Определяются:

• структура карточки;
• обязательные поля;
• статусы;
• согласующие;
• условия маршрутизации;
• сроки;
• уведомления;
• правила возврата;
• результаты процесса.

5. Настройка Bitrix24

Специалисты настраивают:

• смарт-процессы;
• бизнес-процессы;
• роботов;
• триггеры;
• задания на согласование;
• уведомления;
• права доступа;
• отчётность.

6. Интеграция с 1С

При необходимости настраивается обмен контрагентами, документами, счетами, платежами, закупками и статусами.

7. Тестирование

Проверяются:

• стандартные сценарии;
• отказ;
• возврат на доработку;
• отсутствие сотрудника;
• превышение лимита;
• просрочка;
• изменение данных;
• ошибки обмена.

8. Обучение и запуск

Сотрудники получают инструкции и обучение. После запуска команда Profi Soft сопровождает процесс и помогает корректировать маршруты.

Какой результат получает компания

После внедрения автоматизированных согласований компания получает:

• единый порядок работы;
• прозрачные маршруты;
• сокращение сроков принятия решений;
• контроль ответственных;
• снижение количества потерянных документов;
• актуальные версии файлов;
• соблюдение лимитов;
• историю решений;
• автоматические уведомления;
• управленческую аналитику;
• интеграцию с 1С;
• снижение нагрузки на руководителей.

Главное изменение заключается в том, что сотрудникам больше не нужно вручную проталкивать документы через организацию.

Система сама управляет движением заявки, а люди принимают решения.

Закажите автоматизацию согласований в Profi Soft

Если договоры неделями находятся на проверке, счета теряются в переписке, скидки согласовываются голосовыми сообщениями, а закупки зависят от ручных напоминаний, проблема находится не в отдельных сотрудниках.

Компании необходим единый управляемый процесс.

Команда Profi Soft проведёт аудит текущих согласований, спроектирует оптимальные маршруты и автоматизирует договоры, счета, скидки, закупки и другие внутренние заявки на базе Bitrix24.

При необходимости мы свяжем процессы с 1С, чтобы согласованные данные автоматически передавались в учётную систему.

Вы получите:

• карту текущих процессов;
• рекомендации по их оптимизации;
• настроенные маршруты согласования;
• контроль сроков и ответственных;
• электронный архив решений;
• интеграцию с 1С;
• обучение сотрудников;
• поддержку после запуска.

Оставьте заявку на консультацию. Специалисты Profi Soft разберут текущий процесс и покажут, как сократить сроки согласования договоров, счетов, скидок и закупок с нескольких дней до управляемого цифрового процесса.

Часто задаваемые вопросы

Какие согласования можно автоматизировать в Bitrix24?

Можно автоматизировать договоры, счета, платежи, скидки, закупки, расходы, отпуска, командировки, найм, заявки на оборудование и другие внутренние процессы.

Можно ли настроить разные маршруты в зависимости от суммы?

Да. Система может автоматически выбирать согласующих в зависимости от суммы, подразделения, типа документа, размера скидки, бюджета и других условий.

Что делать, если согласующий находится в отпуске?

Можно настроить заместителя, делегирование или автоматическую передачу заявки другому ответственному.

Можно ли вернуть документ на доработку?

Да. Согласующий может указать замечания, после чего заявка возвращается инициатору. После исправления процесс продолжается.

Сохраняется ли история согласования?

Да. В системе фиксируются участники, даты, решения, комментарии, файлы и причины отказа.

Можно ли связать согласования с 1С?

Да. После согласования данные могут передаваться в 1С для создания счетов, платежных заявок, заказов поставщикам и других документов.

Сколько времени занимает внедрение?

Срок зависит от количества процессов, участников, условий маршрутизации и интеграций. Один типовой процесс можно запустить относительно быстро. Комплексная автоматизация нескольких подразделений обычно выполняется поэтапно.