Как и какую выбрать программу «1С»?

Рынок программных средств для автоматизации настолько богат и разнообразен, что руководители компании часто теряются в этом многообразии и не знают, какую программу им выбрать. Помимо этого, им непонятно, какие функции и возможности нужны для работы. Чтобы разобраться с этим, необходимо ознакомиться с вариантами 1С, их различиями и функциональными особенностями.

Выбор 1С

Разнообразие программных средств позволяет найти требуемую программу для любой области деятельности. Масштабы организаций на выбор также не влияет. 1С применима как для малых торговых точек, так и более громоздких холдингов с дочерними фирмами.

Критерии выбора

Выбирая одну из программных средств 1С, стоит учитывать следующее:

• программа на самом деле сочетает в себе технологическую платформу «1С Предприятие» и прикладное решение (по-другому — конфигурацию);

• сначала устанавливается платформа, а после накладывается конфигурация (при этом платформа всего одна, а прикладных решений множество, среди которых Розница, Управление торговлей, Бухгалтерия и прочие);

• в базовый комплект входит только технологическая платформа, одна из конфигураций и лицензия на одно доступное рабочее место (при потребности в увеличении количества мест, необходимо будет докупить еще несколько лицензий).

Исходя из вышеописанного, становится очевидно, что абсолютно все конфигурации разрабатываются на основе технологической платформы «1С:Предприятие». За счет такой базы обеспечивается высокий уровень продуктивности и надежности, а также масштабируемость всех прикладных решений. По отдельности ни платформа, ни конфигурация не могут работать. На текущий момент самой свежей версией платформы принято считать 8.3.

Подбирая одну из конфигураций 1С, следует отметить, что они бывают:

• типовые (в эту категорию относят созданные разработчиками фирмы 1С универсальные программные средства, подходящие для всех сфер деятельности, но не имеющие специфических функций);

• отраслевые (сюда входят связанные с отраслью предприятия прикладные решения для автоматизации имеющихся бизнес-процессов, их функционал должен максимально соответствовать нуждам определенной области деятельности).

Однако помимо терминологии и разновидностей прикладных решений, следует понять какие преимущества дает та или иная конфигурация для определенной отрасли. 

Преимущества выбора отраслевых конфигураций

Выбор отраслевых прикладных решений 1С дает следующие преимущества:

• большой ассортимент (1С разработало конфигурации для свыше чем пятьдесят отраслей бизнеса, среди которых строительство, металлургия, ломбард и прочие);

• минимальные затраты при пользовании (отраслевые конфигурации уже заточены под потребности какой-то определенной области и не требуют каких-либо доработок, что значительно снижает затраты на внедрение системы).

Купив одну из отраслевых программ, вы сможете сразу приступить к работе в своей сфере деятельности.

Какие типовые продукты есть у 1С

Помимо отраслевых решений, в 1С есть также и предостаточно типовых, среди которых наиболее популярны:

1. «Бухгалтерия». Подобное программное средство является наиболее популярным у бухгалтеров. Оно позволяет комплексно подходить к решению всех поставленных задач перед отделом бухгалтерии. С помощью данной программы автоматизируются бухгалтерский и финансовый учет, а еще осуществляется подготовка и сдача отчетов в компаниях, занятых в любой области деятельности. В данном случае масштабы фирмы тоже не значимы. Бухгалтерию могут применять как маленькие ИП, так и более крупные организации и холдинги. 

2. «Розница». Данное прикладное решение довольно популярно. С его помощью проводят автоматизацию всех значимых бизнес-процессов розничной сети. В приложении предусмотрено специально оборудованное рабочее место кассира, возможность ведения контроля за продажами и складским учетом, поступлениям товаров на склады и работой персонала, а также множество других полезных функций. Кроме того, в ней можно подключить онлайн-кассу, сканер и другое оборудование, а еще работать с маркированной и алкогольной продукцией.   

3. «Управление торговлей» (УТ). Такая программа предусмотрена для больших торговых сетей, продающих продукцию в розницу и оптом. В комплексе она позволяет работать с имеющимися продажами и финансами, а также складскими закупками товаров и запасами. В УТ прекрасно реализованы различные виды учета, а помимо них взаиморасчеты с покупателями. Кроме того, она довольно гибкая в плане настроек, что позволяет адаптировать ее функционал под заботы компании любых размеров путем включения или отключения различных пунктов меню и опций.

4. «Документооборот» (ДО). Подобный программный продукт представляет собой современную систему управления документами предприятия. Кроме того, в ней вы можете рисовать и реализовывать бизнес-процессы, а помимо этого, взаимодействовать с другими сотрудниками из компании. Программой предусмотрен большой перечень опций для работы в команде, для контроля за исполнением поручений и руководством за проектами. 

5. «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). На сегодняшний момент эта конфигурация — одна из чаще используемых для ведения начислений зарплаты, кадрового делопроизводства, а также управления персоналом предприятия. Программа дает упростить процесс выдачи заработной платы персоналу, уплате налогов и сдаче подготовленных отчетов в госорганы. ЗУП отличается безукоризненным соответствием всем требованиям законам РФ.

6. «Комплексная автоматизация» (КА). Данное прикладное решение позволяет комплексно автоматизировать руководство и учет для довольно обширного круга организаций, занимающихся коммерцией. Его лучше приобретать компаниям, которым требуются сразу пара приложений отдельно. 

7. «Корпорация». Этот набор, состоящий из прикладных решений. Он применим для довольно крупных организаций, целых групп предприятий, а также холдингов.

8. «CRM». Данный программный продукт позволяет эффективно работать с потенциальными покупателями на всех стадиях взаимодействия. Он дает автоматизировать работу отдела по продажам и закупкам, сервисного обслуживания, маркетинговых исследований, а также службы качества. CRM может представлять собой самостоятельное ПО, а может выступать в роли дополнения для других типовых программных средств 1С. 

9. «Управление нашей фирмой» (УНФ). Подобное прикладное решение требуется для ведения бизнеса у небольших предприятий. При помощи УНФ автоматизируют основные процессы управления. 

10. «ERP Управление предприятием» (ERP). Это инновационное и результативное приложение дает создать комплексную систему управления для абсолютно любой организации. ERP позволяет планировать ресурсы, собирать сведения о весьма значимых показателях, а помимо этого контролировать и управлять деятельностью компании. 

11. «Управление холдингом» (УХ). Данная комплексная система необходима, чтобы автоматизировать бизнес-процессы по руководству финансами в целой группе предприятий. Такая система считается одной из многофункциональных у фирмы 1С. Она включает в себя основные области налогового и управленческого учета, а это весьма существенно улучшает результативность работы группы предприятий. 

Однако помимо этих программ имеются и другие. 

Версия конфигураций: ключевые отличия

Помимо различий в конфигурациях, приложения 1С еще бывают разных версий: базовые, КОРП и ПРОФ. Для того чтобы определиться, какую из версий вам стоит купить, необходимо знать, что:

• базовая версия предусмотрена для небольших по размерам фирм, в которых приложением будет пользоваться только 1 пользователь (данный вариант не подходит для внесения исправлений, ведения сразу нескольких организаций в единой программе, а кроме этого позволяет работать только локально в одной базе);

• версия Проф дает работать в многопользовательском режиме, позволяет вносить правки, доработки и расширения, а еще поддерживает работу веб-клиента.

Если вам потребуется углубить возможности базовой версии, вы сможете произвести апгрейд на версию ПРОФ или КОРП на весьма выгодных условиях. 

Выбор 1С лицензий

Покупка типового средства 1С считается «основной поставкой». А в ее состав входит: технологическая платформа, одна из конфигураций, а также 1 лицензия, доступная для рабочего места пользователя. Если вы вдруг захотите, чтобы программу могли запустить одновременно несколько человек, вы сможете докупить лицензии для требуемого количества сотрудников. Одна лицензия распространяется на 1 дополнительное рабочее место, расположенное в локальной сети компании. 

Виды лицензий

Выделяют следующие варианты лицензий 1С:

1. Программные. При приобретении в комплекте будет идти документация, основной и резервные пин-коды. Такие лицензии устанавливают при помощи ввода приобретенного пин-кода. В ходе установки она привязывается к компьютеру, на котором будет использоваться программа. Однако при смене жесткого диска или подмену техники в целом, такая лицензия слетает, что вынуждает воспользоваться резервным пин-кодом активации. Когда вы потратите все резервные пин-коды, у вас будет возможность купить дополнительный код.

2. Аппаратные. Данный вариант предполагает наличие usb-носителя (по-простому, флешки) и стоит существенно дороже предыдущего. Однако с его помощью вы сможете перемещаться и работать за разными компьютерами. Кроме того, в случае переустановки жесткого диска вы не потеряете ни одной лицензии. Однако за носителем придется тщательно следить. В случае его повреждения или утери, вам придется оплачивать замену лицензии. 

Оба вида имеют свои преимущества и недостатки, однако какой из вариантов лучше — выбирать только вам.

Как сэкономить на приобретении лицензий

Покупая дополнительные лицензии для пользования программой, вы можете легко сэкономить. Это возможно, если вы точно рассчитаете количество пользователей, которое будет запускать 1С одновременно. Если кто-то из ваших сотрудников, для которых требуется дополнительное рабочее место, не будет часто и одновременно с другими заходить в приложение, вам не понадобится покупать лицензию для каждого пользователя ПК отдельно. 

Кроме того, вы можете прикупить сразу пакет добавочных лицензий для работы в 1С. Такой вариант в разы выгоднее, нежели покупка отдельных мест для сотрудников. 

1С для ООО

Если вы уже работаете на упрощенном режиме налогообложения (УСН), то вам отлично подойдет «1С:Упрощенка 8», чтобы вести отчетность. 

«1С:Упрощенка 8» представляет собой программу, созданную на базе Бухгалтерии и имеющую уже встроенный функционал для ведения учета по упрощенке. Ее интерфейс намного проще в пользовательском режиме, чем у Бухгалтерии из-за адаптации приложения для работы с УСН. 

Пользователи, которые уже зарегистрированы на портале 1С, будут получать обновления для своей программы по Интернету. Выход новых релизов будет автоматом проверяться программным продуктом, а также при наличии обновления загружаться и устанавливаться. Благодаря этому бухгалтер сможет своевременно получать требуемые законодательством формы отчетности. 

Нюансы при переводе ООО с режима УСН на ОСНО

В «1С:Упрощенке 8» сохранен весь функционал базовой конфигурации «1С:Бухгалтерия». Если ваша компания ушла с УСН на общую систему налогообложения (сокращенно ОСНО), вам не потребуется покупать новый программный продукт — нужно будет просто изменить настройки в программе. Затем бухгалтер сможет сдавать отчетность по ОСНО и уплачивать налоги на прибыль.

Такая же аналогичная ситуация возможна и в противоположную сторону. Если вы пользовались «1С:Бухгалтерией» и перешли на УСН, вам не понадобится покупать «1С:Упрощенку». Чтобы получить весь ее функционал, необходимо только обновить программу до 1.6.9 релиза или еще выше. Затем нужно будет переключить ее в специальный режим, скрывающий элементы, которые не применяются при УСН.

1С для ИП

Приложения 1С могут справиться с практически любой задачей для успешного ведения бизнеса, вне зависимости от его размеров, а также области деятельности. Их можно использовать как для малых фирм, ИП или ООО, так и более крупных организаций с многочисленными сотрудниками. 

Если вы начинающий индивидуальный предприниматель на УСН, с небольшим штатом в подчинении и вам требуется приложение 1С для единственного бухгалтера, то стоит обратить внимание на конфигурации: «1С:Бухгалтерия» базовая или «1С:Упрощенка». Для ИП это наиболее бюджетные варианты ведения отчетности. Кроме того, приобретая Бухгалтерию базовой версии, вы сможете вести учет не только на УСН, но и на любой из других режимов налогообложения на выбор. 

Конфигурации для сферы торговли

Чтобы автоматизировать область торговли, наиболее оптимально использовать следующие прикладные решения:

1. «Розница». Данное прикладное решение необходимо для того, чтобы автоматизировать розничную торговлю. Такая программа будет одинаково действенной как для магазинчика возле дома, так и для довольно большой сети торговых точек. Ее можно использовать для работы ИП или ООО. Розница достаточно просто настраивается под функционал работы любой торговой организации. В ней вы сможете работать согласно требованиям 54-ФЗ, а у вас появится возможность получать документы из ЕГАИС и обрабатывать их в ней же. К такому приложению можно подключить любую кассу и другое торговое оборудование.

2. «Управление торговлей». Это программное средство предусмотрено для торговых сетей, продающих товары в розницу конечному потребителю и для перепродажи оптом. Такого рода прикладное решение дает возможность в комплексе вести контроль продаж, финансов, а также складских закупок и запасов. Кроме того, в Торговле вы можете настроить синхронизацию данных с Бухгалтерией.

Обобщая вышеизложенное, можно отметить, что «Розницу» чаще всего применяют небольшие компании, торгующие только розничными товарам с конечными потребителями. А вот «Управление торговлей» уже предназначена для более крупных предприятий, продающих товары оптом и в розницу.

Конфигурации для автоматизации производства

Планируя автоматизировать производство, следует учитывать, какого масштаба организация и какова сложность ее производственных процессов. Среди многих типовых программных средств 1С здесь можно ознакомиться со следующими подходящими вариантами:

1. «Управление нашей фирмой». Данная программа обладает всем необходимым функционалом для учета, проектирования и анализа, но при этом не захламлен ничем лишним. Программный продукт 1С:УНФ позволяет вести учет по продажам, поступлениям товаров, имеющимся финансам, CRM, производству, а также аналитике. Такой вариант отлично подойдет как для индивидуальных предпринимателей, так и ООО.

2. «Комплексная автоматизация». Эта система предусмотрена для средних и более крупных предприятий. Она представляет собой единую информационную базу, включающую ключевые задачи руководства, а также учета. Кроме того, в программе имеется блок с производством, идентичный, как и в УНФ.

3. «ERP». Подобная передовая система необходима для более обширных компаний, занимающихся производством. Она является особо актуальной для многопрофильных организаций, имеющим технически тяжелое производство и довольно большое число рабочих мест за компьютером. Функционал ERP содержит блоки бюджетирования, а также международные стандарты финансовой отчетности (МСФО).

Кроме того, подбирая прикладное решение, стоит учитывать сразу какие задачи в компании должна решить автоматизация.

Конфигурации, предусмотренные для интернет-магазинов

Рассматривая одно из приложений 1С для автоматизации всех работ Интернет-магазина, стоит выделить конфигурацию «1С:Управление нашей фирмой». Данное прикладное решение достаточно просто интегрировать с сайтами на движке 1С-Битрикс, Wordpress, 1C-UMI и многих прочих при поддержке обмена данными по стандарту CommerceML в формате XML. 

В результате вы сможете сократить затрачиваемое время и бюджет на создание и заполнение карточек товаров в интернет-магазине. В программе 1С достаточно просто вести историю заказов клиентов, планировать контакты, проводить исследования имеющейся клиентской базы, продаж, работы всех сотрудников и еще много всего. 

Выбор сервера 1С

Большинство из программ потребляют достаточно много ресурсов и вырастают до значительных объемов. По этой причине для их нормального функционирования требуется современная и довольно мощная техника. Здесь разговор не только про настольные ПК, но и про сервера для сохранения архивов и резервных копий базы. При этом вся инфраструктура должна быть быстрой и надежной. За техникой необходимо следить, поддерживая и совершенствуя ее. А это в свою очередь влияет на стоимость ее техобслуживания и владения.

При этом важно осознавать, что даже новейшее ПО не сможет работать в оптимальном режиме на устаревшей технике. Если вы не хотите использовать бюджет из компании на смену старых ПК или покупку большого числа серверных приборов, вы можете с помощью переноса всех энергозатратных операций на сервер 1С улучшить производительность приложения.

Его принцип функционирования заключен в том, что пользователь будет подключаться по закрытым каналам в дата-центр 1С, на котором уже будет нужное ПО, установленная платформа «1С:Предприятие» актуальной версии и необходимая конфигурация. Заниматься обслуживанием программного обеспечения и оборудования, а также отвечать за их работу будут специалисты фирмы 1С. 

Кроме того, у вас появится возможность настроить приложение под какие-либо своеобразные задачи, внести доработки, произвести настройки для открытия внешних отчетов и обработок, а также многое другое. Данный вариант наиболее выгоден с экономической точки зрения по сравнению с покупкой и обслуживанием своего собственного сервера. 

Однако стоит обратить внимание на то, что для работы сервера потребуется приобрести еще одну лицензию отдельно. При этом необходимо будет учесть его разрядность: 32 или 63 бит.

Преимущества сервера

Используя сервер 1С, вы получаете следующие преимущества:

1. Безопасность. Работая с клиент-серверным режимом, у пользователей доступ к базе с данными будет урезан, потому как все операции будут проведены через сервер. За счет этого у них не появится возможности удалить или скопировать какие-либо важные корпоративные сведения.

2. Быстродействие. При использовании сервера 1С скорость обработки задач увеличится даже при просмотре данных больших объемов. Сосредоточив выполнение довольно тяжелых по размерам операций, клиентское приложение будет выдавать уже окончательный результат. В случае надобности всегда можно будет мощность сервера повысить. Это гораздо выгоднее с экономической точки зрения и быстрее по сравнению с обновлением всех ПК пользователей. 

3. Удобство администрирования. Пользуясь сервером, намного проще назначать права доступа для пользователей, не настраивая их отдельно на каждом компьютере. Еще одно весомое доказательство в пользу сервера 1С — удобство администрирования информационной базы, включающее контроль прав пользователей и другие настройки.

Как видно, преимуществ от пользования сервера 1С достаточно много, однако это еще далеко не все возможности.

Облачные продукты 1С

Если вы не планируете крупных вложений в программное обеспечение и технику, а ваш выделенный бюджет на автоматизацию урезан, то в данном случае отличным решением будет эксплуатация таких облачных сервисов, как: «1С:Фреш», «Аренда 1С» или Битрикс24. 

Такая форма ведения бизнеса идеально подходит для начинающих компаний небольших размеров. Данные программные продукты позволяют полномерно работать, выходя в сеть из любой точки мира. 

Облачная система представляет собой аналогичную версию с такими же возможностями, как и у локальной, но ее вы будете арендовать за ежемесячную оплату. Ключевым отличием является возможность хранения имеющихся данных и самой базы не у вас на рабочем столе компьютера, а на хорошо защищенном облачном сервере. 

Такая 1С позволяет не тратить временные ресурсы на приобретение, активацию и установку ПО, а также регулярные обновления конфигураций и платформ. Все административные процессы, обновления и создания резервных копий баз возьмут на себя технические специалисты из ИТ-компаний, освобождая от этого пользователя.

Данное система станет выгодной по цене и более удобной для тех фирм, которые не хотят заморачиваться с собственным сервером, а также тратить средства для приобретения техники и найма специалистов. Облачная 1С может запускаться даже на совсем простом маломощном нетбуке, потому как основные процессы будут происходить на достаточно мощном сервере. Однако необходимо будет соблюдать одно требование — качественное и скоростное интернет-соединение. 

Техническое обслуживание 1С

При завершении рассуждения на тему выбора 1С, следует учитывать ожидаемые расходы на покупку системы. Сюда входит стоимость приобретения, внедрения и эксплуатации.

В стоимость приобретения будут входить затраты на конфигурацию, требуемые лицензии для всех рабочих мест пользователей, а также при необходимости на серверную технику и программное обеспечение. Возможно, потребуется вложить бюджет на использование дополнительных модулей или сервисов в зависимости от конкретных задач автоматизации.

В стоимость внедрения войдут расходы на услуги высококвалифицированных профессионалов, которые будут устанавливать, настраивать и дорабатывать приложение под нужды компании. Если в вашей фирме есть штатные сотрудники, которые вполне могут с этим справиться, то данные затраты можно не засчитывать. 

Произведя первичную установку приложения правильно, вы сможете полноценно пользоваться всеми функциями программы и тем самым улучшить производительность своего предприятия. Внедрение 1С дает возможность подстроить функционал сервиса под уже имеющиеся у организации бизнес-процессы, а также задействовать лишь те блоки в системе, которые требуются для проделывания повседневных задач. 

Преимущества внедрения программных средств профессионалами

Решив воспользоваться помощью профессиональных фирм для внедрения 1С, вы получите следующие преимущества:

• урегулированные сроки и цены на услуги;

• отличное исполнение работ от специалистов с опытом и высокой квалификацией;

• четкое соблюдение дедлайнов и поэтапное внедрение;

• минимум ошибок в связи с имеющимся опытом работ у специалистов;

• консультации и обучения пользователей обращению с программой 1С от экспертов (благодаря этому ваши сотрудники будут использовать ее возможности по максимуму);

• ответственный подход к проекту, а также к репутации компании.

Кроме того, не стоит забывать о необходимости регулярных обновлений прикладных решений и их обслуживании для корректной работы программы и актуальности ее содержимого. Без постоянного сопровождения полноценно эксплуатировать ИТ-решения не получится.

Помимо этого, если вы приобрели программу версии Проф, то для ее легального обновления потребуется оформить договор ИТС. Вы также не сможете без него проконсультироваться по программе, если только это не прикладное решение, не требующее 1С:ИТС.

Заключение

Программные средства 1С представляют собой довольно функциональные решения, которые способны осилить любые задачи для успешного ведения бизнеса вне зависимости от его области деятельности. Они применимы как для малых фирм, так и для более крупных организаций с большим числом работников 

Спектр прикладных решений 1С довольно обширен. Здесь есть многочисленные типовые и отраслевые конфигурации, позволяющие автоматизировать ведение бизнеса с наименьшими расходами на любые дополнительные внедрения.