Как подготовить компанию к автоматизации: 6 уровней

Многие воспринимают автоматизацию, как спасение от всех проблем. Конечно, она создана для облегчения и упрощения бизнес-процессов. Но для того, чтобы все сработало, нужно выявить, ознакомлены ли все сотрудники со своими обязанностями, представляют ли траектории движения всех процессов и знают ли границы своей ответственности.

Мы не просто так решили поднять этот вопрос. По нашему опыту автоматизация не работает в тех компаниях, где нет четко отработанных бизнес-процессов. Все потому, что программы будто под лупой увеличивают тот уровень организации, который есть в компании. Если сотрудники не работают в зоне своей ответственности и ждут, когда кто-то другой сделает их работу, то и никакая CRM-система здесь не поможет.

Готовность компании к автоматизации

Мы предлагаем определить готовность вашей компании к автоматизации с помощью модели «зрелости бизнес-процессов». Эта концепция включает в себя шесть уровней эволюции, по которым организация должна постепенно подниматься и достигать идеала. Модель наглядно покажет, на какой ступени сейчас находится ваша компания и на каких задачах нужно сосредоточиться, чтобы грамотно и гармонично развиваться.

1. Отсутствующий уровень. 

На этом этапе понятия бизнес-процесса еще нет. Все сотрудники действуют стихийно, только исходя из собственных представлений об идеальном продукте. В таких условиях не стоит рассчитывать на качественный результат.

2. Начальный уровень.

Здесь мы уже можем встретить начальное описание бизнес-процессов: первые инструкции и регламенты. Правда, сами сотрудники не принимают их всерьез и до сих пор работают по наитию, при этом не соблюдая дедлайны. Руководитель продолжает быть включенным в каждый процесс и пока не может оставить работников для самостоятельного функционирования.

3. Управляемый.

Некоторые бизнес-процессы уже работают без надзора руководителя. Сотрудники начинают осознавать свои обязанности, зону ответственности, появляется тайм-менеджмент и связь между отделами. Теперь дедлайны соблюдаются, но до сих пор есть риск отклонения от стандартов качества. Основной недостаток этапа – это невозможность налаженной работы всех бизнес-процессов компании. Прогресс наблюдается только в отдельных сферах.

4. Определяемый.

Теперь бизнес-процессы отработаны по всей компании. Конечный продукт качественный и вовремя выпускается. Собственник уже может не контролировать сотрудников, все происходит по отлаженной схеме.

5. Измеряемый.

На этом этапе критерием совершенствования становится KPI. То есть операции, проведенные отделами или сотрудниками, проходят мониторинг и получают оценку. Важно понимать, что только пройдя через отработку и закрепление повторяющихся процессов, компания может прийти к четко измеряемому процессу.

6. Оптимизируемый.

Теперь бизнес-процесс не нуждается во внешнем вмешательстве и работает на всех уровнях самостоятельно.

Выводы

В результате можно увидеть, как бизнес из хаотичного явления переходит в отработанные процессы, которые теперь готовы к автоматизации. Чтобы модель «зрелости бизнес-процессов» наглядно показала, на каком этапе находится компания, важно определить не уровень бизнеса в целом, а степень зрелости каждого отдельного процесса, которые есть в организации. Только так можно увидеть, что требует доработки, а что уже готово к автоматизации.

А с автоматизацией бизнеса уже мы вам поможем.