Как самостоятельно внедрить систему бизнес-аналитики

Чтобы самостоятельно создать систему бизнес-аналитики, необходимо сначала разобраться что это такое, зачем и для кого она необходима, а также как ее внедрить.

Что такое бизнес-аналитика

Бизнес-аналитика представляет собой онлайн систему с отчетами и сведениями о компании, с помощью которой собираются все данные по продажам, финансам и прочим показателям деятельности организации. Затем эта информация анализируется и после результат выдается в графиках, диаграммах и удобных для клиента функциональных отчетах. Бизнес-аналитика помогает найти управленцам проблемы и способы их решения, а также развить компанию и увеличить прибыль.

Какие задачи решает

Бизнес-аналитика ценна тем, что позволяет:

Сэкономить время. Так как универсальной CRM, включающий весь бизнес, не существует на данный момент, необходимо использовать инструменты, специально разработанные для конкретного отдела. С их помощью собираются все данные и интегрируются в одну систему аналитики, в которой можно наглядно просмотреть всю нужную информацию с компьютера, планшета или даже смартфона.
Увеличить прибыль. Когда есть возможность контролировать прибыль после заключения сделок, лишние расходы отсекаются, неэффективные сотрудники уходят, а полученные деньги направляются на выгодные направления и товары.
Увеличить масштабы. С помощью бизнес-аналитики можно определить, какой процент потенциальных клиентов у менеджеров, сколько подписчиков переходит по рекламным баннерам и какое число посылок приходит потребителям в ненадлежащем виде. Кроме того, можно оценить время реакции на поступающие заявки, узнать, каков доход на один экземпляр продукции или на одного менеджера, а также какую сумму необходимо вернуть обратно в основные средства. Помимо этого, можно проследить какие активы получает компания (повышение квалификации сотрудников и прочее).
Устранить проблемы. Когда вся информация собрана на экране, трудности, точки роста и результаты произведенных работ сразу видно. При этом возможно определить источник и создателя затруднения, а также вовремя устранить.
Вычислить халявщика. Такой сотрудник не только ни за что получает зарплату, но и вредит компании, нарушая трудовую дисциплину и подавая дурной пример для других. Просмотрев нужные отчеты, можно легко определить подобного работника.
Вырастить команду. При этом есть возможность определить наиболее эффективных сотрудников и поощрить их, дав ощутить свою значимость в компании.
Увеличить капитал. При помощи бизнес-аналитики можно получить прогноз капитализации. Как только в компании принимается важное решение, можно увидеть какое влияние это оказало на дальнейший расклад.

Таким образом, заметно, что при помощи бизнес-аналитики можно решать довольно многие задачи.

Для кого необходима аналитика

Необходимость в аналитике возникает у:

франшиз (для получения полной прозрачности бизнеса);
крупных компаний, занимающихся производством (чтобы контролировать окупаемость и прочее);
розничных торговых сетей (чтобы проще управлять филиалами);
агентств с внушительным списком клиентов (для оценки степени занятости сотрудников, сроков исполнения поставленных заданий, окупаемости имеющихся проектов и прочего);
компаний, имеющих в штате свыше ста специалистов (чтобы наладить показатели результативности и корпоративную коммуникацию).

Обобщая, можно сказать, что аналитика не пригодится только тем, кто не имеет компании.

Поэтапная разработка

Разработка проводится в шесть этапов.

Детальный анализ

Первое, что необходимо сделать — тщательно все продумать. Данный этап необходим, чтобы не потратить время впустую на неправильно составленные графики. Сначала необходимо выяснить какая у компании бизнес-цель. При этом ею не являются ни деньги, ни продажи, ни выручка.

На данном этапе важно определить, чем компания обеспечивает потенциальных покупателей. А какая с этого будет прибыль, сколько сотрудников задействуют и каковы характеристики продукции являются проблемами компании. Почему именно так? Вследствие того, что клиент обращается за конкретными изменениями. Из этого следует, что число проданных товаров является исключительно промежуточной метрикой. Ни у одной компании при создании нет сформированной цели. От ее выявления зависит дальнейший ход событий, именно поэтому нужно внимательно подойти к ней.

Отрисовка всех бизнес-процессов компании

Данный этап включает в себя описание всех бизнес-процессов по действиям на языке моделирования BPMN 2.0 или при помощи майнд-карт. Если автоматизировать хаос, ничего из этого не получится. Подетальное описание поможет заметить недочеты, соотнести все происходящее с имеющейся бизнес-целью компании и дополнить должностные обязанности. Данный этап весьма вероятно будет включать внедрение дополнительных учетных систем, смену мотивации и прочее.

Сбор данных

На этом этапе нужно провести беседу с руководством отделов и их подчиненными. Доверить такую работу лучше постороннему человеку, чтобы он оценил все свежим взглядом. На данном этапе формируется понимание какие из показателей могут влиять на сотрудников и на что они сами оказывают влияние. Выясняется, в какой последовательности и в который из моментов они об этом узнают. Также делаются наброски описаний будущих отчетов и дашборда для определенного сотрудника.

После этого по имеющимся отделам составляются сводные дашборды. А уже после этого следует переходить к составлению операционного и стратегического дашбордам по всей компании в целом. Система строится снизу для того, чтобы в результате получить истинные цифры, а также отчеты для всей команды с разным уровнем доступа.

Существует четыре способа представления показателей:

прогнозная модель;
в динамике;
на текущее время;
сравнение по отделам, менеджерам или данным.

Лучше отразить все способы в аналитике. Однако лишь на единственном дашборде сделать этого не получится, но необходимо определенно все.

Другими словами, необходимо отразить количество продаж на текущее время, число продаж за определенный промежуток времени в графике, прогноз последующих продаж в графике, а также в отдельности сравнение по всем менеджерам. Именно эту структуру необходимо использовать по всем важным показателям.

Планирование проекта

Данный этап очень часто опускают, однако он весьма важен. Он необходим, чтобы было удобно изучать данные, сравнивать их между собой, а также принимать решения. Для выполнения данного этапа необходим UX дизайнер. Все имеющиеся сведения должны быть представлены визуально по правилам эргономичного дизайна. Чтобы можно было изучить данные больших объемов за несколько мгновений, дашборд не должен иметь ничего лишнего.

Сперва необходимо обратить внимание на форму объекта. Одна страница не должна содержать одинаковые графики и диаграммы. Кроме того, необходимо оставлять пространство между блоками. Их также стоит поделить по функциональным группам.

После формы следует перейти к цветовой палитре. Цвет должен содержать визуальную подсказку. Однако чтобы у пользователя не возникло путаницы, много оттенков брать не стоит. Лучше использовать один цвет.

Если дизайнер опытный, ему уже проще образно представить какой-то пример. Но даже такому специалисту понадобиться потратить сутки на один единственный отчет. И это только минимум. На главный дашборд возможно уйдет около трех дней.

Разработка проекта

Для данного этапа необходим BI разработчик. Имея на руках расписанные детально бизнес-процессы, готовые прототипы всех страниц и dashboard canvas, а также в помощниках аналитика с дизайнером, процесс пойдет быстрее.

BI разработчик занимается интегрированием всех данных, раскиданных по разным отделам, в Power BI. Кроме того, если это необходимо, он подключает коннекторы. Затем необходимо воплотить все задуманное в жизнь. На данном этапе чаще всего выявляются недочеты, вносятся поправки и прочее.

Пропустив предыдущие этапы и приступив сразу к разработке, вы рискуете упустить важные метрики, а также получить ненужную отчетность.

Внедрение разработки

Если предыдущие этапы не привносили никаких изменений для сотрудников и бизнеса в целом, то на данном необходимо будет устроить обучение для каждого отдела. При этом с руководителями следует проработать их дашборды. Необходимо будет научить их сравнивать сотрудников между собой, выстраивать прогнозы, а также прослеживать изменения и прочее. Любое вносимое изменение по истечению уже нескольких суток способно будет повлиять на прогнозирование прибыли.

Стоимость разработки

Цена разработки зависит от места дислокации компании. В ее стоимость будут входить затраты на бизнес-аналитика, дизайнера, BI разработчика, а также на нужное ПО и ряд других приобретений для выполнения процесса.

Для внедрения системы бизнес-аналитики, аналитика лучше нанять в свой штат на зарплату. Помимо исполнения данного процесса, такой специалист способен выполнить еще ряд интересных функций. Дизайнера можно взять на проект со сроком максимум на два месяца. Самым затратным и сложным будет выбор толкового BI разработчика. Такой специалист необходим примерно на полгода. Если в ходе процесса обнаружатся какие-либо ошибки, то они также будут учтены в затратах.

Заключение

На пути внедрения может возникнуть ряд подводных камней, однако уже через три-четыре месяца вы получите информативную и интуитивно понятную статистику. Кроме того, можно настроить уведомления в телеграм для разных сценариев. Так, вы автоматом получите информацию о клиентоориентированности ваших сотрудников, падении маржи или выполнении плана.