Как вести учет рабочего времени: лайфхаки для бизнеса

Учёт рабочего времени сотрудников – обязательная функция на большинстве предприятий. Осуществлять его можно вручную или при помощи специализированного программного обеспечения. В статье мы расскажем, как вести учет рабочего времени сотрудников и максимально оптимизировать данный процесс.

Содержание:

Как вести учёт рабочего времени сотрудников: 5 способов
Учет рабочего времени дистанционных сотрудников и на удаленке
Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне
Оптимизация бизнес-процессов
Организация работы компании в «Битрикс24»

В современном мире самым важным ресурсом становится время, и его неэффективное использование способно отрицательно повлиять на работу предприятия. Но так ли необходим контроль сотрудников или без него можно обойтись?

Во-первых, заполнять табель учёта рабочего времени организации обязывает государство. Кажущаяся формальность способна оградить компанию от неприятностей. Например, в случае судебной тяжбы с сотрудником.

Во-вторых, отлаженная система контроля позволяет выявить недобросовестных или старательных работников, чтобы наказать первых и премировать вторых.

В-третьих, учёт рабочего времени помогает поддерживать дисциплину, снижая таким образом вероятность возникновения внештатных ситуаций, которые приведут к убыткам.

Кроме того, контроль деятельности сотрудников может повысить уровень общей и информационной безопасности, а автоматизация процесса – увеличить прибыль.

Как вести учёт рабочего времени сотрудников: 5 способов

Итак, мы убедились в необходимости контроля. Теперь встаёт вопрос: как вести учёт рабочего времени. Вот несколько способов:

Excel или Google таблицы. Плюсы: дешевизна и простота. Минусы: невозможность автоматизации, подходит только для маленьких компаний, не отражает ситуацию на предприятии.
Бухгалтерские программы. Плюсы: подходит для бухгалтерии и hr-службы, формируются готовые табели, есть возможность добавления служебных документов. К минусам можно отнести всю ту же невозможность отследить насколько эффективно используется рабочее время.
Система видеонаблюдения. Плюсы: фиксируют время пребывания сотрудника на рабочем месте, помогают выяснить, чем занимался работник. Минусы: контроль только за офисными сотрудниками, невозможность интеграции с бухгалтерскими системами.
Программы автоматической слежки. Плюсы: отслеживание всех осуществляемых действий. Минусы: необходимость спрашивать письменное согласие.
CRM-системы. Плюсы: помогает проанализировать качество затраченного времени, автоматически фиксирует время начала и окончания работы, возможность интеграции с другими программами. Минусы: необходима настройка.

В CRM-системе «Битрикс24», в отличие от некоторых других, функция учёта рабочего времени интегрирована с документооборотом. Руководитель может не просто посмотреть сколько времени отработал тот или иной сотрудник, но и сколько времени он затратил на выполнение задач. Отчёты формируются в режиме реального времени, что дает возможность вовремя отреагировать на изменения. Обмен данными с решениями «1С» позволяет автоматизировать бизнес-процессы. Отсутствие жёсткого контроля благотворно влияет на взаимоотношения в коллективе. Об этой системе расскажем подробнее ниже в статье.

Как вести учет рабочего времени дистанционных сотрудников и на удаленке

Эффективность работы удалённых сотрудников зависит от правильной постановки задачи. Она должна быть конкретной и короткой. Перед тем как вести учет рабочего времени на удаленке, убедитесь в соблюдении несложных правил:

Разграничение общих требований и технического задания. Сотрудник должен иметь доступ к памятке, содержащей общие рекомендации по работе, ответы на вопросы и объясняющей нюансы.
Понятное техническое задание, в котором отсутствуют лишние речевые обороты.
Одна задача – одно задание. Старайтесь разбивать задачу, таким образом вы сможете контролировать ход выполнения работ.
Обратная связь на каждом этапе. Убедитесь, что задание было понято правильно до того, как работник выполнит основную часть.
Создание единого шаблона для однотипных задач. Он может включать в себя памятку, ссылки на инструкции, примеры. Данная мера поможет оптимизировать работу.

Удаленный сотрудник не нуждается в постоянном контроле: достаточно оговорить продолжительность рабочего дня и график работы. Способы учета рабочего времени могут быть различными: по дням или неделям. Второй больше подходит для специалистов с ненормированным рабочим днём.

Многие компании предпочитают осуществлять коммуникацию с удалёнными сотрудниками при помощи социальных сетей или мессенджеров. Однако этот способ взаимодействия имеет ряд минусов: невозможно проследить за ходом выполнения работ, отчёты приходится заполнять вручную, часто не сохраняется история переписки. Решением могли бы стать программы автоматической слежки. Но далеко не каждый согласится установить на персональный компьютер приложение-шпион, который будет передавать работодателю все данные.

Как вести учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Ненормированный рабочий день устанавливается, если того требует специфика работы. Вне зависимости находится ли сотрудник в офисе или работает удалённо график должен быть отражён в соглашении. Если переход на новый режим произошёл уже после трудоустройства, то следует заключить дополнительное соглашение.

Внесение изменений в договор возможно только после того, как работник ознакомится с локальным актом предприятия. В нём должен быть указан перечень специальностей с ненормированным рабочим днём, порядок предоставления денежной компенсации, условия труда и отдыха.

В случае необходимости компания может изменить график работы в одностороннем порядке. Однако сотрудник имеет право не согласиться с новыми условиями и подать на работодателя в суд. В этом случае предприятию придётся доказывать обоснованность введённых изменений.

При ненормированном рабочем дне сложность возникает не столько с контролем за деятельностью сотрудника, сколько в учёте отработанного времени. Вручную сделать это сложно. На помощь приходит автоматизация процесса. Например, CRM «Битрикс24» позволяет не только следить за количеством часов, но и на основе сформированных отчётов рассчитать сумму вознаграждения с учётом переработки.

Оптимизация бизнес-процессов

Автоматизация рутинных процессов, создание шаблонов типовых задач, интеграция CRM-систем с программами для бухгалтерского и кадрового учёта помогают оптимизировать работу персонала, сокращая таким образом расходы. Компания Profi Soft помогает клиентам:

Повысить качество контроля;
Увеличить скорость бизнес-процессов;
Наладить электронный документооборот;
Уменьшить затраты;
Сократить влияние человеческого фактора до минимума;
Улучшить качество обслуживания клиентов.

Оптимизация начинается с комплексного анализа бизнес-процессов: выявления ресурсов, определения роли каждого сотрудника, поиска уязвимостей и дублирующих функций. На данном этапе одна из важнейших задач - определение и ликвидация процессов, тормозящих развитие компании. Следующий шаг – автоматизация рабочих процессов. Она осуществляется постепенно, затрагивая в первую очередь затратные операции.

Постепенная интеграция программных продуктов помогает использовать рабочее время с пользой. Отпадает необходимость переключения приложений: все сервисы находятся в одном месте. Отчёты формируются по одному клику. Вероятность появления ошибок в документах стремится к нулю. Качество обслуживания клиентов повышается вследствие устранения программ-посредников.

Современные CRM-системы успешно справляются с задачей по оптимизации бизнес-процессов. Мы в Profi Soft предлагаем несколько решений:

Система автоматизации магазинов «МойСклад»;
Облачная amoCRM;
Панель управления бизнесом «Мегаплан».

Упомянутые продукты имеют свои плюсы и минусы, так как первоначально разрабатывались для различных целей. Универсальным решением, подходящим для любого бизнеса, является «Битрикс24».

Организация работы компании в «Битрикс24»

Система «Битрикс24» представляет собой набор инструментов для эффективной работы предприятия. История сделок, производственный график, договоры, внутренние распоряжения и контакты персонала находятся в одном месте. Все отчёты формируются в пару кликов. Рассылки, выставления счетов и другие рутинные операции автоматизируются, что влияет на рост доходов предприятия.

При этом базовая версия не требует внедрения, а сотрудники осваивают систему за один рабочий день. Основные функции доступны в любой версии «Битрикс24»:

Создание проектов, делегирование задач и контроль их выполнения;
Учёт рабочего времени сотрудников;
Телефонные звонки;
Рабочий чат;
Интеграция с почтовым сервером;
Оптимизация продаж;
Электронный документооброт.

Интеграция с другими решениями позволит оптимизировать работу сотрудников компании. Загрузка контрагентов и товаров из 1С позволит вести клиентскую базу непосредственно в системе. Контролировать цены, наличие остатков и оплаты, формировать отчёты о продажах станет проще. Возможность отвечать на сообщения из социальных сетей, онлайн-консультанта и мессенджера повысит качество обслуживания клиентов.

«Битрикс24» - подходящее решение для руководителей компаний, идущих в ногу со временем. Мобильность системы позволяет осуществлять контроль с любого устройства. Точная настройка на бизнес-процессы фирмы и подключение главных функций – оптимизировать расходы, повысить производительность труда.

Компания Profi Soft настроит «Битрикс24» в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Все нюансы будут учтены. Программисты осуществят интеграцию CRM с 1С и интернет-магазином, настроит телефонию. Клиент получит возможность управлять задачами, наладить взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками, вести проекты и осуществлять продажи. Ещё сомневаетесь? Свяжитесь с менеджером и получите подробную консультацию!